การวิเคราะห์งานที่ไม่สมบูรณ์ในแผนการวางแผน

ใช้ประโยชน์จาก Planner Graph API ได้มากขึ้น

เมื่อเดือนที่แล้ว ฉันรายงานว่า Microsoft อัปเกรด Planner Graph API ด้วยสิทธิ์ของแอปพลิเคชันได้อย่างไร การเปลี่ยนแปลงนี้มีความสำคัญเนื่องจากจะเปิดโอกาสมากขึ้นสำหรับระบบอัตโนมัติ ฉันได้รวมสคริปต์สาธิตเพื่อแสดงหลักการของวิธีการแยกและรายงานรายละเอียดของแผนทั้งหมดในผู้เช่า Microsoft 365 สคริปต์มีข้อบกพร่องหนึ่งหรือสองข้อที่ฉันแก้ไขในภายหลัง ในเวลาเดียวกัน ฉันถือโอกาสอัปเกรดสคริปต์เพื่อเพิ่มคุณสมบัติสองประการที่ผู้อ่านร้องขอ

การแสดงรายการงานที่ไม่สมบูรณ์

การเปลี่ยนแปลงครั้งแรกคือการรวมรายการงานที่ไม่สมบูรณ์สำหรับแต่ละแผน แนวคิดคือการสร้างภาพรวมของงานที่ดำเนินอยู่ในแผน อายุของงานและจำนวนวันนับตั้งแต่งานที่มอบหมายจะเน้นงานที่อาจจะใช้เวลานานเกินไปเล็กน้อย

การสร้างรายการงานที่ไม่สมบูรณ์สำหรับแผนไม่ใช่เรื่องยาก สคริปต์เวอร์ชันก่อนหน้าดึงชุดงานสำหรับแผนแล้ว ดังนั้นการประมวลผลที่จำเป็นเพียงอย่างเดียวคือ:

กรองงานที่เสร็จสมบูรณ์ออก
แปลค่าภายในที่ใช้ในการทำเครื่องหมายลำดับความสำคัญของงาน (เช่น 5=สื่อ) เป็นข้อความ
ในทำนองเดียวกัน แปลเปอร์เซ็นต์ของความสำเร็จของงานเป็นค่าข้อความ
คำนวณอายุของงาน (จำนวนวันนับตั้งแต่สร้าง) และระยะเวลานับตั้งแต่มีคนมอบหมายงานให้กับเจ้าของคนปัจจุบัน

ขั้นตอนเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีการร้องขอกราฟเพิ่มเติม เนื่องจากการดำเนินการกับข้อมูลงานที่มีอยู่

การดูการมอบหมายงานส่วนบุคคล

งานสามารถมอบหมายให้กับสมาชิกของบัญชีรายชื่อแผนได้ สำหรับแผนที่เป็นเจ้าของโดยกลุ่ม Microsoft 365 นี่หมายถึงสมาชิกกลุ่มใดๆ ส่วนประกอบรายการงานแบบวนซ้ำใช้คอนเทนเนอร์แบบน้ำหนักเบาสำหรับแผน โดยสมาชิกประกอบด้วยบัญชีที่สามารถเข้าถึงส่วนประกอบได้ สคริปต์จะละเว้นแผนแบบไลท์เวท

ภายในกลุ่มใดๆ มีแนวโน้มว่าบางคนจะจัดการกับงานที่ได้รับมอบหมายได้ดีกว่าคนอื่นๆ อาจเป็นไปได้ที่บางคนได้รับมอบหมายงานมากกว่าคนอื่นๆ ดังนั้นงานจึงมีการกระจายไม่เท่ากัน และบางคนมีความขยันน้อยกว่าคนอื่นๆ ในการปิดงานเมื่องานเสร็จสิ้น ซึ่งหมายความว่าจำนวนงานที่เปิดเทียบกับชื่อของพวกเขานั้นสูงกว่าที่ควรจะเป็นมาก ด้วยเหตุผลเหล่านี้และอื่นๆ การจัดการงานสำหรับสมาชิกกลุ่มอาจเป็น "ปัญหา"

ผู้วางแผนประกอบด้วยแผนผังการมอบหมายงานสำหรับสมาชิกกลุ่ม (รูปที่ 2) แผนภูมิมีประโยชน์ในฐานะภาพรวมระดับสูง แต่ประสบปัญหาบางประการ ตัวกรองมีไว้เพื่อช่วย (เช่น เพื่อรวมเฉพาะงานที่ไม่สมบูรณ์หรืองานสำหรับสมาชิกบางราย) แต่จะปรับแต่งเฉพาะข้อมูลที่แสดงในแผนภูมิเท่านั้น

ข้อมูลที่แสดงในรูปที่ 2 แสดงถึงงานที่ยังไม่ได้มอบหมายจำนวนมากเป็นพิเศษ ทุกแผนจะแตกต่างกัน และในกรณีนี้ ทีม eBook ของ Office 365 สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีจะติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เผยแพร่ในศูนย์ข้อความ Microsoft 365 โดยการซิงโครไนซ์โพสต์ของศูนย์ข้อความกับ Planner โพสต์ศูนย์ข้อความบางส่วนให้ข้อมูลและสามารถปิดได้ทันที เช่น โพสต์ที่ประกาศการอัปเดตพร้อมใช้งานสำหรับแอป Microsoft 365 สำหรับองค์กร และบางโพสต์ไม่มีความเกี่ยวข้องกับเนื้อหาของหนังสือ ในที่สุด บางครั้งงานที่ซ้ำกันจะปรากฏขึ้นเมื่อ Microsoft ออกโพสต์ศูนย์ข้อความใหม่หรืออัปเดตวันที่ที่การอัปเดตโค้ดจะปรากฏขึ้น เราปิดงานเหล่านี้ทันที ซึ่งทำให้มีงานที่ยังไม่ได้มอบหมายเป็นจำนวนมาก

การกลับไปที่การมอบหมายงานแต่ละงาน ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้คนต้องการทราบเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ งานที่เสร็จแล้วจะถูกลืมไปในไม่ช้า แต่งานที่ยังไม่สมบูรณ์จะหนักใจหรืออะไรทำนองนั้น แผนภูมิจะบอกจำนวนงานที่แต่ละคนได้รับมอบหมาย และตัวกรองสามารถลดชุดให้เป็นงานที่ไม่สมบูรณ์ได้ แต่ก็แค่นั้นแหละ เราสามารถทำได้ดีกว่า

รูปที่ 3 แสดงการวิเคราะห์การมอบหมายที่สร้างโดยสคริปต์รายงานสำหรับงานที่ไม่สมบูรณ์ของผู้เขียนและบรรณาธิการต่างๆ ที่ทำงานใน eBook ของ Office 365 สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านไอที อย่างที่คุณเห็น จำนวนงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์สูงสุดอยู่ในใบปะหน้าของฉัน ฉันทำได้เพียงขอร้องให้ครอบคลุมบทต่างๆ มากกว่านักเขียนคนอื่นๆ ฉันอาจพูดได้ว่าบางครั้งฉันมีความผิดที่ไม่ทำเอกสารและปิดงาน ใครก็ตามที่มีงานที่มีอายุมากกว่าร้อยวันโดยเฉลี่ยเนื่องจากการมอบหมายงานอาจต้องการความช่วยเหลือในการทำความสะอาดงานที่ได้รับมอบหมาย!

โค้ดเพื่อสร้างการวิเคราะห์งานที่ไม่สมบูรณ์เป็นเพียงเรื่องของวนซ้ำสมาชิกกลุ่มแต่ละคนเพื่อดูว่าพวกเขามีงานที่กำลังดำเนินการอยู่และทำการคำนวณพื้นฐานบางอย่างหรือไม่

สคริปต์ตัวอย่าง V2.0 (ดาวน์โหลดได้จาก GitHub) มีโค้ดเพื่อสร้างรายการงานที่ไม่สมบูรณ์และสถิติสมาชิกแต่ละคน

สวมหมวกแห่งความคิดของคุณ

การเข้าถึงข้อมูลช่วยปลดปล่อยความคิดสร้างสรรค์ ด้วยการเข้าถึงข้อมูล Planner ผ่านกราฟ ผู้คนสามารถเข้าใจความหมายของข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างของฉันเป็นเพียงสิ่งที่เป็นไปได้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น ผู้คนขอให้ Microsoft ปรับปรุงชุดแผนภูมิที่รวมอยู่ใน Planner บางคนต้องการดูแผนภูมิ Gantt ในชุดที่มีอยู่ การส่งมอบตามคำขออาจทำให้ Planner ใกล้กับ Microsoft Project มากเกินไป แต่ฉันแน่ใจว่าคนที่มีความสามารถมากกว่าฉันในการจัดการไลบรารีกราฟิกสามารถทำงานได้

TEC Talk: จะทำอย่างไรเกี่ยวกับ Exchange On-Premises หลังจากที่ Microsoft เริ่มบล็อกข้อความ