จัดการ Exchange Online ด้วย Exchange Admin Center
การจัดการบริการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานและความปลอดภัยขององค์กรในพื้นที่ทำงานดิจิทัลสมัยใหม่ บล็อกนี้จะหารือเกี่ยวกับงานการดูแลระบบ Exchange Online และวิธีการปรับปรุงกระบวนการจัดการ ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีจัดการ Exchange Online เราจะมาสำรวจประวัติของมันก่อน
Exchange Online คือ Microsoft Exchange Server เวอร์ชันคลาวด์ที่ให้บริการอีเมล ปฏิทิน รายชื่อติดต่อ และบริการการทำงานร่วมกัน ในฐานะส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 ช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้ประโยชน์จากพลังของการประมวลผลแบบคลาวด์เพื่อปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน ในขณะเดียวกันก็รับประกันความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือที่คาดหวังจากบริการของ Microsoft ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น Microsoft Defender สำหรับ Office 365 และโซลูชันการปฏิบัติตามข้อกำหนด Exchange Online ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรทุกขนาด โดยอำนวยความสะดวกให้กับสภาพแวดล้อมอีเมลที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ
แลกเปลี่ยนประวัติออนไลน์
Exchange Online มีการพัฒนาอย่างมาก โดยมีฟีเจอร์ใหม่และการปรับปรุงที่เพิ่มเข้ามาอย่างสม่ำเสมอ มาดูกันว่าแพลตฟอร์มมีการพัฒนาอย่างไรในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ที่อาจช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกและบริบทในการจัดการแพลตฟอร์มได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัดสินใจอย่างมีข้อมูลครบถ้วน และเอาชนะความท้าทายได้ง่ายขึ้น
- ในช่วงกลางทศวรรษ 2000 Microsoft เริ่มสำรวจบริการบนคลาวด์ การเปลี่ยนแปลงนี้นำไปสู่การพัฒนา Exchange Online ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุด Microsoft Online Services ที่กว้างขึ้น
- ในปี 2008 Microsoft ได้เปิดตัว Business Productivity Online Suite ซึ่งรวมถึง Exchange Online เป็นหนึ่งในบริการของตน นี่เป็นการก้าวเข้าสู่การให้บริการอีเมลบนคลาวด์ของ Microsoft
- ในเดือนมิถุนายน พ.ศ. 2554 Microsoft ได้รีแบรนด์และขยายข้อเสนอระบบคลาวด์ รวมถึง Exchange Online ภายใต้ชื่อ Office 365 Office 365 กลายเป็นชุดบริการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานบนระบบคลาวด์ที่ครอบคลุม รวมถึง Exchange Online สำหรับอีเมล SharePoint Online สำหรับการทำงานร่วมกัน และอื่นๆ
- ในเดือนเมษายน ปี 2020 Microsoft เปลี่ยนชื่อแบรนด์ Office 365 เป็น Microsoft 365 เพื่อสะท้อนถึงการมุ่งเน้นที่กว้างขึ้นในด้านประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกัน นอกเหนือจากแอปพลิเคชันสำนักงานแบบดั้งเดิม
- Microsoft ออกการอัปเดตและฟีเจอร์ใหม่สำหรับ Exchange Online เป็นประจำโดยเป็นส่วนหนึ่งของบริการ Microsoft 365 โดยรวม ซึ่งรวมถึงการปรับปรุงความปลอดภัย การปฏิบัติตามกฎระเบียบ การทำงานร่วมกัน และประสบการณ์ผู้ใช้
- Exchange Online ได้เห็นการอัปเดตอินเทอร์เฟซและการบูรณาการเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทันสมัยอย่างต่อเนื่อง ซึ่งรวมถึงฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การรวม Microsoft Teams ตัวเลือกความปลอดภัยขั้นสูง และการปรับปรุงที่ขับเคลื่อนด้วย AI
- Microsoft ได้เปลี่ยนจากศูนย์การจัดการเฉพาะบริการแต่ละแห่ง เช่น พอร์ทัลผู้ดูแลระบบ Exchange ไปเป็นศูนย์การจัดการ Microsoft 365 แบบรวมศูนย์สำหรับการดูแลระบบแบบรวมศูนย์
- เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของความปลอดภัยของอีเมล Microsoft ได้นำคุณลักษณะด้านความปลอดภัยต่างๆ ไปใช้ใน Exchange Online รวมถึงการป้องกันภัยคุกคามขั้นสูง มาตรการป้องกันฟิชชิ่ง และความสามารถในการเข้ารหัส
สิ่งที่การจัดการ Exchange Online รวมอยู่ด้วย
หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบในการจัดการ Exchange Online งานด้านการดูแลระบบในแต่ละวันและขั้นตอนที่คุณอาจต้องดำเนินการด้านล่างนี้
- สร้างและจัดการผู้ใช้และกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน: งานนี้เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าบัญชีอีเมลแต่ละบัญชีสำหรับผู้ใช้ภายในองค์กรของคุณ
- สร้างและจัดการกลุ่มการแจกจ่ายสำหรับการสื่อสารทางอีเมลภายในองค์กร: กลุ่มการแจกจ่ายหรือรายชื่อการแจกจ่ายช่วยให้คุณสามารถส่งการสื่อสารทางอีเมลไปยังกลุ่มภายในองค์กรของคุณ เช่น แผนกหรือทีมงานโครงการ โดยไม่ต้องป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับแต่ละราย เป็นรายบุคคล
- กำหนดค่ากฎการรับส่งอีเมล (กฎการขนส่ง) สำหรับการจัดการข้อความ: กฎการรับส่งอีเมลช่วยให้คุณจัดการเส้นทางที่อีเมลใช้จากอินเทอร์เน็ตเพื่อไปถึงกล่องจดหมายปลายทางและในทางกลับกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อเปลี่ยนเส้นทางอีเมลที่มีคำสำคัญเฉพาะไปยังกล่องจดหมายที่กำหนดเพื่อตรวจสอบได้
- สร้างและจัดการกล่องจดหมายของทรัพยากรสำหรับห้องประชุมและอุปกรณ์: กล่องจดหมายของทรัพยากรคือบัญชีพิเศษใน Exchange Online สำหรับการจองทรัพยากรของบริษัท เช่น ห้องประชุมหรืออุปกรณ์ ผู้ใช้สามารถจองทรัพยากรเหล่านี้ผ่านปฏิทิน Outlook ได้
- การระบุที่อยู่ SMTP สำหรับผู้รับ: งานนี้เกี่ยวข้องกับการกำหนดที่อยู่อีเมลให้กับผู้ใช้ ที่อยู่ SMTP คือที่อยู่ที่บุคคลภายนอกใช้เพื่อส่งอีเมลถึงผู้ใช้ภายในองค์กรของคุณ
- การให้สิทธิ์ส่งในนามของและการเข้าถึงแบบเต็มสำหรับกล่องจดหมาย: คุณอาจให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการส่งอีเมลในนามของผู้ใช้รายอื่น หรือให้สิทธิ์การเข้าถึงกล่องจดหมายของผู้ใช้รายอื่นโดยสมบูรณ์เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการ เช่น ผู้ช่วย การจัดการอีเมลของผู้จัดการ
- การบล็อกผู้ส่ง: หมายถึงการป้องกันอีเมลจากผู้ส่งหรือโดเมนที่ระบุไม่ให้เข้าถึงกล่องจดหมายขององค์กรของคุณ ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดการสแปมและอีเมลที่เป็นอันตราย
- การเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวร: กล่องจดหมายเก็บถาวรจะทำให้ผู้ใช้มีพื้นที่จัดเก็บอีเมลเพิ่มเติม อนุญาตให้เก็บถาวรอีเมลเก่าที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป แต่อาจจำเป็นต้องเข้าถึงในอนาคตเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดหรืออ้างอิง
การนำทางศูนย์การจัดการ Exchange Online โดยใช้ส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้
เว็บอินเทอร์เฟซสำหรับศูนย์การจัดการ Office 365 Exchange เกือบจะเหมือนกับของ Exchange 2013 เมื่อเพิ่มลงใน Exchange ภายในองค์กรเป็นครั้งแรก ตั้งแต่นั้นมา Microsoft ได้รวมบริการต่างๆ มากมายเข้ากับชุด Office 365 (ต่อมาเรียกว่า Microsoft 365) ตามที่อธิบายไว้ในส่วนประวัติ Exchange Online ด้านบน ด้านล่างนี้คือเว็บอินเตอร์เฟสศูนย์การจัดการ Exchange Online ที่เปิดตัวครั้งแรก
แต่ต่อมาในปี 2021 Microsoft ได้แยก Exchange Online Admin Center ออกจาก Microsoft 365 Admin Center อย่างเป็นทางการ ที่จริงแล้ว Microsoft ได้จัดเตรียมเว็บคอนโซลศูนย์การจัดการจำนวนมากสำหรับบริการต่างๆ เช่น Exchange Online, SharePoint Online และ Teams แต่ยังคงรักษาผู้ใช้และการจัดการกลุ่ม พร้อมด้วยฟีเจอร์อื่นๆ ภายใน Microsoft 365 Admin Center
ความแตกต่างระหว่าง Microsoft 365 และศูนย์การจัดการ Exchange Online
แม้ว่าศูนย์การจัดการ Microsoft 365 มีวัตถุประสงค์เพื่อมอบประสบการณ์แบบครบวงจรสำหรับการจัดการบริการต่างๆ รวมถึง Exchange Online งานเฉพาะอีเมลบางอย่างอาจยังคงเข้าถึงได้ผ่านศูนย์การจัดการ Exchange Online อินเทอร์เฟซและฟีเจอร์ที่แน่นอนอาจมีการพัฒนา ดังนั้นขอแนะนำให้อ้างอิงเอกสารล่าสุดของ Microsoft หรือศูนย์การจัดการสำหรับข้อมูลล่าสุด
มาสำรวจความแตกต่างระหว่างศูนย์การจัดการ Microsoft 365 และศูนย์การจัดการ Exchange Online (EAC):
ศูนย์การจัดการ Microsoft 365
- ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 เป็นพอร์ทัลส่วนกลางสำหรับจัดการบริการ Microsoft 365 ทั้งหมด รวมถึง Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Microsoft Teams และอื่นๆ อีกมากมาย
- โดยมอบประสบการณ์แบบครบวงจรสำหรับผู้ดูแลระบบในการกำหนดค่าการตั้งค่า จัดการผู้ใช้ ตรวจสอบรายงาน และจัดการด้านต่างๆ ของการสมัครใช้งาน Microsoft 365
บานหน้าต่างนำทางด้านซ้ายในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 จัดหมวดหมู่บริการต่างๆ และผู้ดูแลระบบสามารถนำทางไปยังศูนย์การจัดการเฉพาะสำหรับแต่ละบริการได้จากที่นี่
- คุณสามารถเข้าถึง Microsoft 365 Admin Center ได้โดยใช้ URL ต่อไปนี้ https://admin.microsoft.com/
ศูนย์การจัดการ Exchange Online (EAC)
- ศูนย์การจัดการ Exchange Online ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการ Exchange Online
- ผู้ดูแลระบบสามารถทำงานที่เกี่ยวข้องกับอีเมลได้ เช่น การจัดการกล่องจดหมาย การกำหนดค่ากฎการรับส่งอีเมล การตั้งค่านโยบายป้องกันสแปม และการจัดการการตั้งค่าอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับอีเมล
- มีการเปลี่ยนแปลงจาก Exchange Admin Center แบบคลาสสิกไปเป็น Exchange Admin Center (EAC) ใหม่เพื่อรวมฟีเจอร์ Exchange เข้ากับศูนย์การจัดการ Microsoft 365 โดยตรง อินเทอร์เฟซเฉพาะอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการอัปเดตและการเปลี่ยนแปลงที่ Microsoft นำมาใช้
- คุณสามารถเข้าถึง EAC ใหม่ได้โดยใช้ลิงก์นี้: https://admin.exchange.microsoft.com
คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการจัดการ Exchange Online
การสร้างกล่องจดหมายของผู้ใช้โดยใช้ Microsoft 365 Admin Center
การสร้างกล่องจดหมายของผู้ใช้ใน Microsoft 365 เกี่ยวข้องกับการใช้ศูนย์การจัดการ Microsoft 365
ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างผู้ใช้และกำหนดเมลบ็อกซ์และบริการอื่นๆ
- ไปที่ https://admin.microsoft.com/ และเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบของคุณ
- ในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย คลิก "ผู้ใช้" และเลือก "ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่"
- คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มผู้ใช้"
- กรอกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้ใหม่ ได้แก่:
- ชื่อ: ป้อนชื่อของผู้ใช้
- นามสกุล: ป้อนนามสกุลของผู้ใช้
- ชื่อที่แสดง: ชื่อที่แสดงสำหรับผู้ใช้
- ชื่อผู้ใช้: นี่จะเป็นที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ (เช่น user@example.com)
- รหัสผ่าน: ตั้งรหัสผ่านที่รัดกุมสำหรับผู้ใช้
- คลิก "ถัดไป"
- ภายใต้ "ใบอนุญาตผลิตภัณฑ์" เลือกใบอนุญาตที่เหมาะสมสำหรับ Exchange Online
- คุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือกเพิ่มเติมได้ เช่น การตั้งค่ากล่องจดหมาย การเป็นสมาชิกกลุ่ม และบทบาท
- เลื่อนลงเพื่อดูส่วนโปรไฟล์ผู้ใช้ เพิ่มข้อมูลตามนั้น และคลิกถัดไป
- ตรวจสอบรายละเอียดผู้ใช้แล้วคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้นการเพิ่ม" เพื่อสร้างผู้ใช้
หน้าต่างยืนยันจะแสดงว่ามีการเพิ่มผู้ใช้ที่สร้างขึ้นใหม่ลงในรายชื่อผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ คลิก "ปิด" เพื่อกลับสู่ศูนย์การจัดการ Microsoft 365
โปรดจำไว้ว่าการสร้างกล่องจดหมายของผู้ใช้จะมอบหมายใบอนุญาต Exchange Online ให้กับผู้ใช้ด้วย ทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายและบริการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้
การสร้างกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงเมล ผู้ติดต่อ รายการปฏิทิน และข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่จัดเก็บไว้ในกล่องจดหมายเดียว ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีกล่องจดหมายสนับสนุนลูกค้าที่เชื่อมโยงกับที่อยู่ support@yourcompany.com ซึ่งมีพนักงานสามคนที่รับผิดชอบในการตรวจสอบ
หากต้องการสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ใน Exchange Online คุณสามารถใช้ Microsoft 365 Admin Center เพื่อนำทางไปยัง Microsoft Exchange Admin Center หรือลิงก์ด้านล่างเพื่อเข้าสู่ระบบ Admin Center EAC ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน:
- เข้าสู่ระบบhttps://admin.exchange.microsoft.com
- ใน Exchange Admin Center ให้ไปที่ “ผู้รับ” > “กล่องจดหมาย”
- คลิกปุ่ม "เพิ่มกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน" เพื่อสร้างกล่องจดหมายใหม่
- กรอกรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ได้แก่:
- ป้อนชื่อสำหรับกล่องจดหมายที่แชร์
- ระบุที่อยู่อีเมลและนามแฝงสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
- หน้าต่างยืนยัน "แชร์กล่องจดหมายสร้างสำเร็จ" จะปรากฏขึ้น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันนี้ได้โดยคลิกที่ลิงก์ "เพิ่มผู้ใช้ในกล่องจดหมายนี้"
การสร้างกล่องจดหมายทรัพยากร (ห้องหรืออุปกรณ์)
คุณสามารถใช้ Admin Exchange Center เพื่อสร้างกล่องจดหมายของทรัพยากรใน Exchange Online โดยทั่วไปสำหรับการจัดกำหนดการทรัพยากร เช่น ห้องประชุมหรืออุปกรณ์
ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
- เข้าสู่ระบบ https://admin.exchange.microsoft.com
- ใน Exchange Admin Center ให้ไปที่ "ผู้รับ" > "ทรัพยากร"
- คลิกปุ่ม "เพิ่มทรัพยากรห้อง" หรือ "เพิ่มอุปกรณ์" เพื่อสร้างกล่องจดหมายทรัพยากรใหม่
กรอกรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับกล่องจดหมายของทรัพยากร รวมถึง:
- ป้อนชื่อสำหรับกล่องจดหมายของทรัพยากร
- ระบุที่อยู่อีเมลและโดเมนสำหรับกล่องจดหมายของทรัพยากร แล้วคลิกถัดไป
- ในหน้าข้อมูลทั่วไป คุณสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ความจุ ตำแหน่งที่ตั้ง หมายเลขโทรศัพท์ แผนก ฯลฯ คลิกถัดไป
- ในหน้าตัวเลือกการจอง คุณสามารถตั้งค่าการตั้งค่าตัวแทนการจอง เช่น หน้าต่างการจอง ระยะเวลาสูงสุด และตัวเลือกอื่นๆ คลิกถัดไป
- ตรวจสอบข้อมูลที่คุณให้ไว้สำหรับกล่องจดหมายของห้องนี้แล้วคลิก "สร้าง" เพื่อสร้างกล่องจดหมายของห้อง คุณยังสามารถคลิกปุ่ม "ย้อนกลับ" เพื่อกลับไปที่วิซาร์ดได้
- หน้าต่างสถานะจะปรากฏขึ้นเพื่อยืนยันการสร้างกล่องจดหมายของทรัพยากร คลิกที่ปุ่ม "เสร็จสิ้น" เพื่อกลับไปที่ Exchange Admin Center
- กระบวนการสร้างกล่องจดหมายของอุปกรณ์จะเหมือนกัน คุณจะเห็นกล่องจดหมายทรัพยากรของคุณใต้ส่วนทรัพยากร ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงห้องและกล่องจดหมายของอุปกรณ์
การระบุที่อยู่ SMTP สำหรับผู้รับ
องค์กรส่วนใหญ่มีโดเมน DNS หลายโดเมนซึ่งยอมรับอีเมลขาเข้า ตัวอย่างเช่น คุณอาจมี yourorganization.com, yourorganization.net และอื่นๆ เพื่อให้โดเมนทั้งหมดของคุณทำงานกับ Microsoft 365 คุณต้องตั้งค่าโดเมนเหล่านั้นในบริการ วิซาร์ดที่ครอบคลุมจะแนะนำคุณในการระบุโดเมนของคุณ ตรวจสอบความเป็นเจ้าของโดเมนเหล่านั้น จากนั้นตั้งค่าระเบียน DNS ที่เหมาะสมเพื่อรับการรับส่งข้อมูลจากผู้ใช้อินเทอร์เน็ตรายอื่นไปยังผู้เช่า Microsoft 365 ของคุณ หากต้องการเข้าถึงวิซาร์ดนั้น ให้ไปที่ https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/Domains แล้วคลิกปุ่ม เพิ่มโดเมน
เมื่อโดเมนของคุณได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้องในผู้เช่าของคุณ คุณสามารถเพิ่มที่อยู่ SMTP เพิ่มเติมสำหรับผู้รับ เช่น กล่องจดหมายของผู้ใช้ กลุ่ม หรือผู้ติดต่อ ทำตามขั้นตอนด้านล่างใน Exchange Admin Center (EAC)
- ใน Exchange Admin Center ให้ไปที่ “ผู้รับ” >” กล่องจดหมาย”
- คลิกที่ผู้รับเพื่อดูคุณสมบัติ คุณสมบัติจะแสดงทางด้านขวาในหน้าต่างป๊อปอัป
- บนแท็บ "ทั่วไป" คลิก "จัดการประเภทที่อยู่อีเมล" ในคุณสมบัติของผู้รับ" ที่มุมขวาล่าง
- คลิกที่ "เพิ่มประเภทที่อยู่อีเมล"
- ป้อนที่อยู่ SMTP ใหม่และเลือกโดเมนจากมุมมองรายการแบบเลื่อนลง คลิก "ตกลง" เพื่อเพิ่มที่อยู่ SMTP ใหม่
- คลิก "บันทึก" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงในคุณสมบัติผู้ใช้
การให้สิทธิ์ส่งในนามของและการเข้าถึงแบบเต็มสำหรับกล่องจดหมาย
ในหลายองค์กร ผู้จัดการอาวุโสมีผู้ช่วยหรือพนักงานอื่นๆ เพื่อช่วยจัดการกล่องจดหมายของตน ในกรณีเหล่านี้ คุณต้องกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ในการเข้าถึงกล่องจดหมายและ/หรือส่งและรับจดหมายในนามของผู้ใช้
สิทธิ์ใน Exchange Online ได้รับการจัดการผ่าน Exchange Admin Center (EAC) ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถระบุผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "ส่งในนามของ" หรือ "การเข้าถึงแบบเต็ม" ไปยังกล่องจดหมายอื่น ๆ ระบบนี้ให้ความยืดหยุ่นในการมอบหมาย ช่วยให้ขั้นตอนการทำงานและการจัดการการสื่อสารมีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนยังคงได้รับการปกป้อง
ส่งในนามของการอนุญาต
สิทธิ์ส่งในนามของอนุญาตให้ผู้ใช้หรือกลุ่มที่กำหนดสามารถส่งอีเมลที่ดูเหมือนว่ามาจากผู้ใช้รายอื่น แม้ว่าจะมีข้อบ่งชี้ว่าถูกส่งในนามของเจ้าของกล่องจดหมายเดิมก็ตาม สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ช่วยหรือเจ้าหน้าที่ที่จัดการการสื่อสารสำหรับเจ้าหน้าที่อาวุโส
ผลกระทบ: เมื่อส่งอีเมลโดยใช้สิทธิ์ "ส่งในนามของ" ผู้รับจะเห็นว่าอีเมลนั้นถูกส่งโดยบุคคลหนึ่งในนามของอีกคนหนึ่ง โดยคงความโปร่งใสไว้ อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่ได้ให้สิทธิ์การเข้าถึงของผู้รับมอบสิทธิ์ในการอ่านหรือจัดการเนื้อหาของกล่องจดหมาย
สิทธิ์การเข้าถึงแบบเต็ม
สิทธิ์การเข้าถึงแบบเต็มให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ในการควบคุมกล่องจดหมายของผู้อื่นได้อย่างสมบูรณ์ ช่วยให้พวกเขาสามารถอ่าน ลบ และจัดการอีเมล ปฏิทิน และข้อมูลการติดต่อได้ ต่างจาก "ส่งในนามของ" ไม่มีข้อบ่งชี้ให้ผู้รับทราบว่าบุคคลอื่นที่ไม่ใช่เจ้าของกล่องจดหมายเป็นผู้ส่งอีเมล
ผลกระทบ: การเข้าถึงระดับนี้มีความสำคัญ เนื่องจากช่วยให้ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถจัดการกล่องจดหมายได้เกือบทุกด้าน ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนด้วย ดังนั้นการกำหนดสิทธิ์ "การเข้าถึงแบบเต็ม" อย่างระมัดระวังจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะบุคคลที่ไว้วางใจเท่านั้นที่จะได้รับสิทธิ์ดังกล่าว
ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ "ส่งในนามของ" หรือ "การเข้าถึงแบบเต็ม" โดยใช้ Exchange Admin Center (EAC):
- ไปที่ “ผู้รับ” > “กล่องจดหมาย” ใน EAC
- เลือกกล่องจดหมายเพื่อตั้งค่าสิทธิ์ "ส่งในนามของ"
- คลิกที่ "การมอบหมาย" ในคุณสมบัติกล่องจดหมาย จากนั้นคลิกที่ "แก้ไข" ใต้ส่วน "ส่งในนาม"
- คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มสมาชิก" เพื่อเพิ่มผู้ใช้หรือกลุ่มที่มีสิทธิ์ "ส่งในนามของ" สำหรับกล่องจดหมายที่เลือก
- ค้นหาและเลือกผู้ใช้หรือกลุ่มแล้วคลิก "บันทึก"
- คลิกที่ "ยืนยัน"
- หน้าต่างยืนยันจะแสดงข้อความว่าสมาชิกที่เลือกถูกเพิ่มแล้วและจะปรากฏขึ้นภายใน 5 นาที คลิกลูกศรที่ด้านซ้ายบนเพื่อกลับไปที่แท็บ "การมอบหมาย" ในคุณสมบัติผู้ใช้
- คุณสามารถคลิกปุ่ม "แก้ไข" ใต้ส่วน "อ่านและจัดการ (การเข้าถึงแบบเต็ม)" จากนั้นทำตามขั้นตอนที่ 3 ถึง 7 เพื่อเพิ่มผู้ใช้หรือกลุ่มในส่วนนั้น
การสร้างรายการการแจกจ่าย
รายชื่อการแจกจ่าย บางครั้งเรียกว่ากลุ่มการแจกจ่าย เป็นจุดติดต่อจุดเดียวสำหรับกลุ่มผู้ใช้ คุณอาจมีรายชื่อที่รวมผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงของผู้จัดการทั้งหมด อีกรายการหนึ่งประกอบด้วยพนักงานบริษัททั้งหมด และอีกรายการหนึ่งที่มีผู้ใช้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการธุรกิจหนึ่งๆ ใครๆ ก็สามารถส่งอีเมลถึงทั้งกลุ่มได้เพียงแค่ส่งอีเมลรายชื่อการแจกจ่าย
รายชื่อการแจกจ่ายแตกต่างจากกลุ่ม Office 365 เนื่องจากทำงานเฉพาะในบริบทของอีเมลเท่านั้น กลุ่มประกอบด้วยรายชื่อการแจกจ่ายแต่เปิดใช้งานฟังก์ชันอื่นๆ ในแอปพลิเคชัน เช่น SharePoint, Microsoft Teams เป็นต้น
คุณสามารถใช้ศูนย์การจัดการ Exchange เพื่อสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Exchange Online
- ใน Exchange Admin Center ให้ไปที่ “ผู้รับ” > “กลุ่ม”
- คลิกที่แท็บ "รายการการแจกจ่าย" จากนั้นคลิกที่ไอคอน "เพิ่มกลุ่ม" เพื่อสร้างรายการการแจกจ่ายใหม่
- ในหน้า "เลือกประเภทกลุ่ม" เลือก "การกระจาย" และคลิก "ถัดไป"
- กรอกชื่อและคำอธิบายสำหรับรายชื่อการแจกจ่ายแล้วคลิก "ถัดไป"
- คลิกที่ปุ่ม "กำหนดเจ้าของ"
- ค้นหาและเลือกเจ้าของ คลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" เพื่อเพิ่มเจ้าของ
- คลิก "ถัดไป" ในหน้ากำหนดเจ้าของเพื่อดำเนินการต่อในตัวช่วยสร้าง
- เพิ่มสมาชิกในรายชื่อการแจกจ่ายโดยคลิกปุ่ม "เพิ่มสมาชิก" และเลือกผู้ใช้ จากนั้นคลิก "ถัดไป"
- ระบุที่อยู่อีเมลสำหรับรายชื่อการแจกจ่าย คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกการสื่อสารสำหรับภายนอกองค์กรของคุณได้
คุณยังสามารถควบคุมความเป็นสมาชิกกลุ่มได้ด้วยการเลือกตัวเลือก (เปิด ปิด หรืออนุมัติเจ้าของ) เลือกตามนั้นแล้วคลิก "ถัดไป"
- กลุ่มเปิดอนุญาตให้ทุกคนภายในองค์กรเข้าร่วมได้โดยไม่ต้องได้รับการอนุมัติจากเจ้าของกลุ่ม การตั้งค่านี้อำนวยความสะดวกในการเข้าร่วมได้ง่าย และเหมาะสำหรับกลุ่มที่ข้อมูลที่แบ่งปันไม่ละเอียดอ่อนและสนับสนุนให้เป็นสมาชิกในวงกว้าง-
- ตรวจสอบข้อมูลและเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น ในหน้าตรวจสอบและเพิ่มให้เสร็จสิ้น ให้คลิกปุ่ม "สร้างกลุ่ม"
- คลิก "ปิด" ในหน้ายืนยันเพื่อกลับไปยังส่วนกลุ่ม
สร้างรายการการแจกจ่ายแบบไดนามิกใน Exchange Online Admin Center
รายชื่อการแจกจ่ายแบบไดนามิก (DDL) จะอัปเดตความเป็นสมาชิกโดยอัตโนมัติตามเกณฑ์ตัวกรองผู้รับที่กำหนด ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มหรือลบสมาชิกด้วยตนเอง ช่วยจัดการรายชื่อการแจกจ่ายตามเกณฑ์แบบไดนามิก เช่น แผนก สถานที่ หรือตำแหน่งงาน
ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างรายการการแจกจ่ายแบบไดนามิกใน Exchange Online
- ใน Exchange Admin Center คลิก "ผู้รับ" และเลือก "กลุ่ม"
- คลิกที่ไอคอน "เพิ่มกลุ่ม" เพื่อสร้างกลุ่มใหม่ จากนั้นเลือก "กลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก" และคลิก "ถัดไป"
- กรอกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิก เช่น ชื่อและคำอธิบาย แล้วคลิก "ถัดไป"
- ค้นหาและกำหนดเจ้าของ ตั้งค่าประเภทออบเจ็กต์สำหรับการเป็นสมาชิก และเพิ่มกฎเพื่อกำหนดเกณฑ์สำหรับรายชื่อการแจกจ่ายแบบไดนามิก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองตามคุณลักษณะ เช่น แผนก สถานที่ หรือตำแหน่งงาน แล้วคลิก "ถัดไป"
- ระบุที่อยู่อีเมลสำหรับกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิกแล้วคลิก "ถัดไป"
- ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงกลุ่มการแจกจ่ายแบบไดนามิกและคลิก "สร้างกลุ่ม"
สร้างกฎการรับส่งเมล
กฎการรับส่งจดหมาย (การขนส่ง) จะคล้ายกับกฎกล่องจดหมายเข้าใน Outlook คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อระบุและดำเนินการกับข้อความที่ไหลผ่านองค์กร Microsoft 365 ของคุณ ตัวอย่างเช่น อีเมลที่อ้างว่าส่งมาจากผู้บริหารและผู้จัดการมักจะถูกปลอมแปลง ดังนั้นจึงอาจเป็นประโยชน์ในการระบุอีเมลที่มาจากภายนอกองค์กรของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถฝึกผู้ใช้ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าข้อความที่ขอให้ดำเนินการที่ละเอียดอ่อน (เช่น การโอนเงินหรือชำระใบแจ้งหนี้) มาจากผู้ใช้ ไม่ใช่ข้อความที่เป็นปัญหาภายนอกบริษัท ผู้ดูแลระบบ Exchange สามารถบังคับใช้แต่ละกฎ ทดสอบ หรือทดสอบและแจ้งให้ผู้ส่งทราบ
ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างกฎการรับส่งจดหมายใน Exchange Online
- ในศูนย์การจัดการ Exchange ให้ไปที่ “การรับส่งจดหมาย” > “กฎ”
- คลิกปุ่ม "เพิ่มกฎ" เพื่อสร้างกฎใหม่
- ตามค่าเริ่มต้น คุณจะเห็นกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าให้เลือก ดังที่แสดงด้านล่างในภาพหน้าจอ หากต้องการสร้างกฎที่กำหนดเองใหม่ คลิก "สร้างกฎใหม่"
- ระบุชื่อกฎในช่อง "ชื่อ"
- ในส่วน "ใช้กฎนี้หาก" ระบุข้อความเงื่อนไขที่ต้องเป็นไปตามกฎจึงจะใช้ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกเงื่อนไขตามเงื่อนไขของผู้ส่ง ผู้รับ หัวเรื่อง หรือข้อความ
- ในส่วน "ดำเนินการต่อไปนี้" ให้ระบุการดำเนินการที่ต้องดำเนินการเมื่อตรงตามเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแก้ไขข้อความ เปลี่ยนเส้นทาง เพิ่มข้อจำกัดความรับผิดชอบ หรือส่งต่อไปยังที่อยู่อื่น
- คุณสามารถเพิ่มข้อยกเว้นได้ภายใต้ “ยกเว้นถ้า” ข้อความที่ตรงตามข้อยกเว้นที่ระบุจะไม่มีการใช้กฎกับข้อความเหล่านั้น คลิก "ถัดไป"
- ในหน้า "ตั้งค่ากฎ" คุณสามารถตั้งค่าโหมดกฎ ความเข้มงวด วันที่เปิดใช้งานหรือปิดใช้งาน การจับคู่ส่วนหัว และความคิดเห็นได้ ตั้งค่าที่ต้องการแล้วคลิก "ถัดไป"
- ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงและคลิก "เสร็จสิ้น" เพื่อสร้างกฎ
การบล็อกผู้ส่ง
ผู้ใช้สามารถขอบล็อกผู้ส่งภายนอกบางรายไม่ให้ส่งอีเมลถึงองค์กรของคุณด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น สแปมและการคุกคาม
หากต้องการบล็อกผู้ส่งโดยใช้ Exchange Admin Center ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
- ในศูนย์การจัดการ Exchange ให้ไปที่ “การรับส่งจดหมาย” > “กฎ”
- สร้างกฎ "ผู้ส่งที่ถูกบล็อก" ใหม่และใช้เงื่อนไขด้านล่าง
- ใช้กฎนี้หาก “โดเมนผู้ส่งคือ 'example.com'”
- ทำดังต่อไปนี้: “บล็อคข้อความ” และ “ปฏิเสธข้อความและใส่คำอธิบาย”
หรือคุณสามารถบล็อกผู้ส่งโดยใช้รายการอนุญาต/บล็อกผู้เช่าใน Microsoft Defender สำหรับ Office 365 (เดิมชื่อ Office 365 Advanced Threat Protection) ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
- คลิกที่ความปลอดภัยเพื่อเปิด "พอร์ทัล Microsoft 365 Defender" ใน "Microsoft 365 Admin Center"
- คุณยังสามารถลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัล Microsoft 365 Defender ได้โดยตรงโดยใช้ https://security.microsoft.com/
- ไปที่ส่วน "นโยบายและกฎ" ในพอร์ทัล Microsoft 365 Defender คลิก "นโยบายภัยคุกคาม"
- ใน "นโยบายภัยคุกคาม" คลิกที่ "รายการอนุญาต/บล็อกผู้เช่า" ใต้ส่วน "กฎ"
- คลิกที่ "โดเมนและที่อยู่" และคลิกที่ "บล็อก" เพื่อเพิ่มโดเมนหรือที่อยู่อีเมลในรายการ คลิกเพิ่ม
- คุณสามารถรักษารายการได้โดยการเพิ่มโดเมนหรือผู้ส่งโดยทำซ้ำขั้นตอนนี้
การเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวร
กล่องจดหมายของผู้ใช้ถาวรถูกนำมาใช้ใน Exchange เวอร์ชันก่อนหน้าเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ เช่น ไฟล์ PST มากเกินไปซึ่งมีอีเมลเก่ากระจายอยู่ทั่วเครือข่ายของคุณ เมลบ็อกซ์แต่ละกล่องจะมีเมลบ็อกซ์เก็บถาวร ซึ่งสามารถเก็บเมลเก่าไว้ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่มีราคาไม่แพงมาก ด้วยวิธีนี้ อีเมลเก่าๆ จะพร้อมใช้งานสำหรับจุดประสงค์ eDiscovery ในขณะเดียวกันก็ช่วยจัดการขนาดกล่องจดหมายหลักเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น
เมื่อเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรแล้ว ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงได้ใน Outlook และ Outlook บนเว็บ ซึ่งพวกเขาสามารถย้ายอีเมลเก่าจากกล่องจดหมายหลักไปยังที่เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บข้อมูลระยะยาว
หากต้องการเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรใน Exchange Online ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างในศูนย์การจัดการ Exchange
- ในศูนย์การจัดการ Exchange ให้ไปที่ “ผู้รับ” > “กล่องจดหมาย”
- เลือกกล่องจดหมายที่คุณต้องการเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวร
- ในบานหน้าต่างคุณสมบัติกล่องจดหมาย คลิกที่ "อื่นๆ" และคลิกที่ "จัดการที่เก็บถาวรกล่องจดหมาย" ใต้ส่วน "กล่องจดหมายเก็บถาวร"
- คลิกที่ปุ่มสลับเพื่อเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวร และคลิกที่ "บันทึก" เพื่อบันทึกการตั้งค่า
บทสรุป
ในสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนและไดนามิกของ Exchange Online การติดตามการเปลี่ยนแปลง การกำหนดค่า และการอนุญาตถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาระบบการสื่อสารที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ