การแก้ไขปัญหา Office 365: ข้อมูลพื้นฐานที่ต้องรู้

ปัญหาเกี่ยวกับ Microsoft Office 365 อาจเกิดขึ้นจากปัญหากับคอมพิวเตอร์ในระบบของคุณหรือการเชื่อมต่อของคุณ ปัญหากับบริการ Office 365 เอง หรือปัญหาเกี่ยวกับการชำระเงินค่าสมัครสมาชิก Office 365 ของคุณ Microsoft มีเครื่องมือแก้ไขปัญหาเพื่อช่วยคุณวินิจฉัยและแก้ไขปัญหา หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ Office 365 โปรดดูเครื่องมือต่อไปนี้เพื่อการแก้ไขด่วน

การใช้ Microsoft Support และ Recovery Analyzer สำหรับ Office 365

Microsoft Support and Recovery Analyzer สามารถเรียกใช้การทดสอบวินิจฉัยเพื่อระบุและในบางกรณีแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับการกำหนดค่าแอปพลิเคชันภายในเครื่องได้โดยอัตโนมัติ ก่อนที่คุณจะสามารถใช้ Support and Recovery Analyzer ได้ คุณต้องดาวน์โหลดจาก https://diagnostics.outlook.com/#/ จะเข้าสู่ขั้นตอนการติดตั้ง แจ้งให้คุณยอมรับข้อตกลงใบอนุญาต จากนั้นนำเสนอหน้าจอหลักด้านล่าง ซึ่งขอให้คุณเลือกแอป Office 365 ที่คุณประสบปัญหา เช่น Outlook, OneDrive for Business หรือ แชร์พอร์ต:

รูปที่ 1 Microsoft Support and Recovery Assistant สำหรับ Office 365

ทำความเข้าใจข้อกำหนดและปัญหาแบนด์วิธ

ปัญหาสำคัญประการหนึ่งที่ผู้ใช้ Office 365 บางรายประสบคือการขาดแบนด์วิธ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แบนด์วิธอัปสตรีมไม่เพียงพอจากไซต์ไคลเอ็นต์ไปยังศูนย์ข้อมูล Microsoft ที่ใกล้ที่สุด องค์กรที่มีการเชื่อมต่อไฟเบอร์แบบเฉพาะที่รวดเร็วสามารถมีประสบการณ์ที่แตกต่างอย่างมากจากสำนักงานขนาดเล็กที่ใช้วงจร DSL ความเร็ว 5 Mbps บนทองแดง ด้วยเหตุผลหลายประการ:

• การใช้ Outlook เป็นประจำกินแบนด์วิดท์จำนวนมาก Outlook เป็นโปรแกรมที่คุยเก่งมาก และไฟล์แนบขนาดใหญ่ยังคงเป็นวิธีที่นิยมใช้ในการแชร์เอกสารและไฟล์อื่นๆ ไฟล์แนบขนาดใหญ่เพียงสองหรือสามไฟล์เท่านั้นที่สามารถรองรับการเชื่อมต่อความเร็ว 10 Mbps ซึ่งเป็นอัตราการอัพโหลดทั่วไปสำหรับการเชื่อมต่อบรอดแบนด์ทางธุรกิจในปัจจุบัน
• การประชุมทางเสียงและวิดีโอแบบเรียลไทม์ต้องการการเชื่อมต่อคุณภาพสูงและมีเวลาแฝงต่ำ การประชุม Skype for Business หรือ Teams ต่างก็ใช้แบนด์วิดท์ที่เพียงพอในการจัดการสตรีมการรับส่งข้อมูลวิดีโอที่ไม่หยุดชะงักและการเชื่อมต่อที่มีเวลาแฝงต่ำ . (แบนด์วิดท์และเวลาแฝงจะแตกต่างกันแต่มีความเกี่ยวข้องกัน: แบนด์วิดท์เปรียบเสมือนจำนวนเลนบนทางหลวง ในขณะที่เวลาแฝงคือระยะเวลาที่รถยนต์ใช้เพื่อเดินทางจากจุด A ไปยังจุด B) หากการเชื่อมต่อของคุณไม่เป็นไปตามข้อใดข้อหนึ่งเหล่านี้ ความต้องการ การสนทนาทางวิดีโอและเสียงของผู้ใช้จะเต็มไปด้วยการบิดเบือนและการพูดติดอ่าง
• การย้ายข้อมูลครั้งแรกของคุณไปยังบริการต้องใช้แบนด์วิดท์จำนวนมาก นี่เป็นการดำเนินการเพียงครั้งเดียว เมื่อคุณสมัครใช้งาน Office 365 คุณเกือบจะต้องการนำข้อมูลเมลและปฏิทินที่มีอยู่ของคุณเข้าสู่ Exchange Online หรืออย่างน้อยก็บางส่วนในนั้น หากคุณมีผู้ใช้ 50 รายและผู้ใช้ทั้งหมดมีเมลขนาด 4GB ซึ่งไม่ถือเป็นสมมติฐานที่ไม่สมเหตุสมผลในปัจจุบัน คุณจะต้องอัปโหลดเมลขนาด 200GB ที่ความเร็ว 10 Mbps คุณจะต้องอัปโหลดอย่างต่อเนื่องเกือบ 49 ชั่วโมง ในความเป็นจริง จะใช้เวลานานกว่ามากเนื่องจากค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อและความจริงที่ว่า ลูกค้าทั้งหมดของคุณจะพยายามอัปโหลดข้อมูลทั้งหมดในเวลาเดียวกัน เว้นแต่คุณจะจัดการกระบวนการได้ดี ทำให้เกิดการควบคุมปริมาณ

Microsoft มีเครื่องคิดเลขจำนวนหนึ่งที่จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณต้องการการเชื่อมต่อประเภทใด:

• สำหรับ Exchange คุณสามารถใช้ Exchange Client Network Bandwidth Calculator ซึ่งมีอยู่ที่ https://gallery.technet.microsoft.com/Exchange-Client-Network-8af1bf00 นี่คือสเปรดชีต Excel ที่สามารถช่วยคาดการณ์ประสิทธิภาพและแนะนำแบนด์วิดท์ที่คุณต้องการโดยพิจารณาจากโปรไฟล์การใช้งานขององค์กรของคุณ คุณจะต้องการทราบสถิติเกี่ยวกับการใช้งานปัจจุบันของคุณ เช่น ชั่วโมงทำงาน แบนด์วิดท์ปัจจุบัน จำนวนอุปกรณ์เคลื่อนที่ จำนวนการประชุมในปฏิทิน ขนาดกล่องจดหมายเฉลี่ย และขนาดของสมุดที่อยู่แบบออฟไลน์ (OAB)
• สำหรับทีม Microsoft และ Skype for Business คุณสามารถใช้ Network Planner ซึ่งมีอยู่ที่ https://myadvisor.fasttrack.microsoft.com/CloudVoice/NetworkPlanner เพื่อทำความเข้าใจไซต์และลักษณะการใช้งานต่างๆ ในองค์กรของคุณ และรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการของคุณ เครือข่ายจะทำงานภายใต้โหลด

ตามหลักการทั่วไป หากโครงสร้างพื้นฐานทั้งหมดของคุณโฮสต์อยู่ใน Office 365 สำนักงานทั้งหมดยกเว้นสำนักงานที่เล็กที่สุดจะต้องการการเชื่อมต่อที่มีแบนด์วิดท์ดาวน์สตรีมอย่างน้อย 50 Mbps และแบนด์วิดท์อัปสตรีม 10 Mbps

การใช้แดชบอร์ดสถานภาพบริการ

หากคุณสงสัยว่ามีปัญหากับส่วนประกอบใดๆ ของบริการ Office 365 ที่แรกที่คุณควรดูคือ Service Health Dashboard ซึ่งอยู่ที่ https://portal.office.com/adminportal/home#/servicehealth

รูปที่ 2: แดชบอร์ดสถานภาพบริการ

หากมีปัญหาที่ทราบเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์ที่โฮสต์ผู้เช่าของคุณ (โปรดจำไว้ว่าการใช้ Office 365 หมายความว่าองค์กรของคุณกำลังใช้บริการระดับโลกกับเซิร์ฟเวอร์หลายล้านเครื่อง ดังนั้นผู้ใช้บางรายอาจเห็นปัญหาในขณะที่ผู้อื่นไม่เห็น) คุณควรเห็นการแจ้งเตือนใน แดชบอร์ด สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไฟดับเริ่มต้นขึ้น หรือหากไฟดับรุนแรงเป็นพิเศษและมีเจ้าหน้าที่ Microsoft จำนวนมากได้รับมอบหมายให้แก้ไข ดังนั้นจึงไม่ใช่ระบบที่แม่นยำอย่างสมบูรณ์ แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีหากคุณ ประสบปัญหาการหยุดชะงักของบริการ

หากคุณเห็นประกาศที่เกี่ยวข้อง ให้เปิดเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม นี่คือตัวอย่าง:

รูปที่ 3 การตรวจสอบปัญหาที่ทราบที่โพสต์บน Service Health Dashboard

การใช้ตัววิเคราะห์การเชื่อมต่อระยะไกลของ Microsoft

ตัววิเคราะห์การเชื่อมต่อระยะไกลของ Microsoft ซึ่งมีอยู่ที่ https://testconnectivity.microsoft.com/ เป็นเว็บไซต์ที่โฮสต์โดยอิสระจากเครือข่ายศูนย์ข้อมูลของ Microsoft สามารถพยายามเชื่อมต่อกับบริการต่างๆ ของ Microsoft (หรือระบบภายในองค์กรของคุณ) ในสถานการณ์ต่างๆ ความล้มเหลวของการทดสอบใดๆ เหล่านี้เป็นตัวบ่งชี้ที่ชัดเจนมากว่าปัญหาอยู่ที่ฝั่ง Microsoft ของสมการ ไม่ใช่ภายในเครื่อง

แท็บ Office 365 ของตัววิเคราะห์มีการทดสอบที่หลากหลาย รวมถึงการทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่า Exchange และ Skype for Business Online ตอบสนอง คุณยังสามารถทดสอบอีเมลขาเข้าและขาออกได้ และหากคุณใช้งานในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด คุณสามารถทดสอบได้ว่าผลลัพธ์ว่าง/ไม่ว่างของปฏิทินพร้อมใช้งานในฝั่ง Office 365 หรือไม่ หากคุณอยู่ในช่วงเริ่มแรกของการนำ Office 365 มาใช้ คุณอาจพบว่าการลองใช้การทดสอบการค้นหาอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าระเบียน DNS ของคุณได้รับการป้อนและโฮสต์อย่างถูกต้อง เพื่อให้ไคลเอ็นต์ Outlook เวอร์ชันล่าสุดสามารถค้นหาการกำหนดค่าของตนเองได้โดยอัตโนมัติ

ตัววิเคราะห์การเชื่อมต่อระยะไกลของ Microsoft ซึ่งมีอยู่ที่ https://testconnectivity.microsoft.com/ เป็นเว็บไซต์ที่โฮสต์โดยอิสระจากเครือข่ายศูนย์ข้อมูลของ Microsoft สามารถพยายามเชื่อมต่อกับบริการต่างๆ ของ Microsoft (หรือระบบภายในองค์กรของคุณ) ในสถานการณ์ต่างๆ ความล้มเหลวของการทดสอบใดๆ เหล่านี้เป็นตัวบ่งชี้ที่ชัดเจนมากว่าปัญหาอยู่ที่ฝั่ง Microsoft ของสมการ ไม่ใช่ภายในเครื่อง

แท็บ Office 365 ของตัววิเคราะห์มีการทดสอบที่หลากหลาย รวมถึงการทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่า Exchange และ Skype for Business Online ตอบสนอง คุณยังสามารถทดสอบอีเมลขาเข้าและขาออกได้ และหากคุณใช้งานในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด คุณสามารถทดสอบได้ว่าผลลัพธ์ว่าง/ไม่ว่างของปฏิทินพร้อมใช้งานในฝั่ง Office 365 หรือไม่ หากคุณอยู่ในช่วงเริ่มแรกของการนำ Office 365 มาใช้ คุณอาจพบว่าการลองใช้การทดสอบการค้นหาอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าระเบียน DNS ของคุณได้รับการป้อนและโฮสต์อย่างถูกต้อง เพื่อให้ไคลเอ็นต์ Outlook เวอร์ชันล่าสุดสามารถค้นหาการกำหนดค่าของตนเองได้โดยอัตโนมัติ

รูปที่ 4 ตัววิเคราะห์การเชื่อมต่อระยะไกล

แน่นอนว่าการแก้ไขปัญหาเป็นเพียงแง่มุมหนึ่งของการรักษาสภาพแวดล้อมด้านไอทีที่ปลอดภัยและพร้อมใช้งาน นอกจากนี้คุณยังต้องทำการประเมินความเสี่ยงเป็นประจำ บังคับใช้หลักการที่ได้รับสิทธิพิเศษน้อยที่สุดอย่างเคร่งครัด ตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้อย่างรอบคอบ ทำความเข้าใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณถูกเก็บไว้ที่ใด และอื่นๆ