การดูแลระบบ SharePoint Online ทีละขั้นตอน

บริการ SharePoint Online เป็นแพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์ที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน ผู้ใช้ของคุณสามารถแบ่งปันเอกสาร ปฏิทิน รายการ รูปภาพ กระดานสนทนา และอื่นๆ กับผู้ใช้ภายในเครือข่ายของคุณ และในบางกรณี กับบุคคลภายนอกเครือข่ายของคุณ เช่น คู่ค้าหรือผู้จำหน่าย ด้วยแพลตฟอร์มนี้ แม้แต่บริษัทขนาดเล็กก็สามารถมีอินทราเน็ตขององค์กรของตนเองได้ โดยไม่ต้องเสียงบประมาณไปกับโครงสร้างพื้นฐานหรือพนักงาน นอกจากนี้ SharePoint Online ยังให้บริการเว็บสำหรับนักพัฒนาในการเข้าถึงข้อมูล SharePoint

บทความนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้รายละเอียดที่สำคัญที่คุณต้องการเพื่อจัดการสภาพแวดล้อม SharePoint Online ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ทำความเข้าใจกับโครงสร้างเริ่มต้นของไซต์

หน่วยพื้นฐานของเนื้อหา SharePoint คือไซต์คอลเลกชัน ซึ่งเป็นกลุ่มของไซต์ที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันซึ่งสามารถจัดการโดยรวมได้ ตามค่าเริ่มต้น การสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณจะมีไซต์คอลเลกชันสองรายการ:

• คอลเลกชันไซต์ทีมเริ่มต้น https://yourtenantname.sharepoint.com ซึ่งเป็นไซต์ SharePoint พื้นฐานที่ออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกัน คุณสามารถสร้างไซต์เพิ่มเติมในไซต์คอลเลกชันนี้สำหรับแต่ละทีม โครงการ การประชุม และอื่นๆ ไซต์ทีมเป็นสถานที่สำหรับทีมของคุณในการจัดระเบียบและทำงานร่วมกันในเนื้อหา ข้อมูล รายงาน และข่าวสาร การสร้างไซต์ใน SharePoint Online จะคล้ายกับกระบวนการใน SharePoint ภายในองค์กรมาก ข้อแตกต่างหลักคือสำหรับ SharePoint Online คุณจะไม่สามารถเลือกเว็บแอปพลิเคชันได้
• คอลเลกชันเว็บไซต์สาธารณะเริ่มต้น https://yourtenantname-public.sharepoint.com ซึ่งแต่เดิมได้รับการออกแบบมาเพื่อโฮสต์เว็บไซต์สาธารณะสำหรับบริษัทของคุณ ฟังก์ชันการทำงานนี้กำลังจะเลิกใช้แล้ว ดังนั้นฉันขอแนะนำให้ละเว้นไซต์คอลเลกชันนี้

คุณยังสามารถสร้างไซต์คอลเลกชันของคุณเองได้ องค์กรหลายแห่งเลือกใช้เทมเพลตไซต์คอลเลกชันเนื่องจากทำให้กระบวนการรวดเร็วและง่ายกว่าการพัฒนาทุกอย่างตั้งแต่เริ่มต้น

นอกเหนือจากไซต์คอลเลกชันของผู้เช่าทั้งสองไซต์แล้ว คุณยังได้รับไซต์ "MySite" แต่ละรายการสำหรับผู้ใช้แต่ละรายในผู้เช่าของคุณที่มีสิทธิ์การใช้งาน SharePoint Online MySite นั้นเป็นส่วนหน้าของบริการ OneDrive for Business; เป็นที่ซึ่งพบพื้นที่เก็บข้อมูลหนึ่งเทราไบต์ของผู้ใช้แต่ละคน พื้นที่จัดเก็บข้อมูลนี้สามารถซิงโครไนซ์กับเดสก์ท็อปและแล็ปท็อปได้ เพื่อให้เอกสารของบุคคลนั้นอยู่ในอุปกรณ์ใดก็ตามที่พวกเขาใช้อยู่เสมอ เราจะพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับ OneDrive for Business ในภายหลังในคู่มือนี้

การจัดการ SharePoint Online

หากต้องการเริ่มต้นใช้งานการดูแลระบบ SharePoint Online ให้เข้าถึงศูนย์การจัดการ Office 365 SharePoint โดยไปที่ https://yourtenantname-admin.sharepoint.com ประสบการณ์ผู้ใช้ด้านการดูแลระบบได้รับการออกแบบให้เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพ เข้าสู่ระบบแล้วคุณจะเห็นหน้าจอดังนี้:

รูปที่ 1 ศูนย์การจัดการ SharePoint

ประเภทของเนื้อหาไซต์ SharePoint Online

SharePoint Online มีรายการชนิดเนื้อหาที่กำหนดไว้ซึ่งคุณสามารถสร้างบนไซต์ได้ ประกอบด้วย:

• เพจ หน้าคือสิ่งที่ดูเหมือนทุกประการ นั่นคือหน้าที่แก้ไขในเบราว์เซอร์โดยใช้ฟังก์ชันตัวแก้ไขใน SharePoint หน้าต่างๆ ส่วนใหญ่จะประกอบด้วยข้อความ แต่คุณสามารถฝังรูปภาพ ลิงก์ รายการ และ Web Part (โค้ดเล็กๆ น้อยๆ) ลงในนั้นได้
• ไลบรารีเอกสาร ไลบรารีเอกสารคือชุดของ Word และไฟล์อื่นๆ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดโครงสร้างเอกสารตามตรรกะภายในไลบรารีได้ หากต้องการแก้ไขไฟล์ ผู้ใช้จะต้องตรวจสอบและกลับเข้ามาใหม่ สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่ามีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่แก้ไขไฟล์ในเวลาที่กำหนด และช่วยให้คุณสามารถเก็บเวอร์ชันก่อนหน้าไว้เพื่อให้คุณเห็นประวัติการแก้ไขของเอกสารที่กำหนด
• ไลบรารีชนิดอื่นๆ มีไลบรารีฟอร์มที่เก็บฟอร์ม XML ซึ่งธุรกิจของคุณสามารถใช้เพื่อกำหนดเส้นทางข้อมูลผ่าน Microsoft InfoPath; ไลบรารีรูปภาพที่เก็บไฟล์รูปภาพ และไลบรารีหน้าวิกิ ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วจะสร้างวิธีที่รวดเร็วในการแก้ไขข้อความและคงข้อความไว้บนเว็บตลอดจนลิงก์ข้อความนั้นไปยังหน้าอื่น ๆ - คุณอาจพูดว่าเป็นโปรแกรมแก้ไขข้อความที่แชร์ได้ของคนจน
• ไซต์ โดยพื้นฐานแล้วไซต์คือคอลเลกชันของเนื้อหา ดังนั้นคุณสามารถสร้างไซต์ภายใต้ไซต์ SharePoint หลักของคุณเพื่อรวบรวมเนื้อหาที่เกี่ยวข้องซึ่งสมควรได้รับการมุ่งเน้น การประชุม บล็อก เอกสาร และทีมอาจมีไซต์ของตนเองภายในไซต์ที่ใหญ่กว่า
• รายการ รายการคือคอลเลกชันของรายการที่คล้ายคลึงกัน เช่น ลิงก์ ประกาศ รายชื่อติดต่อ หรืองาน รายการที่ซับซ้อนมากขึ้น ได้แก่ ปฏิทิน เอกสารข้อมูลที่แก้ไขได้ กระดานสนทนา รายการติดตามปัญหา รายการงานโครงการที่มีแผนภูมิแบบแกนต์ แบบสำรวจ หรือสเปรดชีตที่นำเข้า

นอกจากจะช่วยให้คุณสามารถจัดการ SharePoint Online แล้ว Admin Center ยังช่วยให้คุณจัดการกลุ่ม Office 365 ได้อีกด้วย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดโครงสร้าง SharePoint Online

เมื่อคุณเริ่มต้นใช้งาน Office 365 เป็นครั้งแรก สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าคุณจะจัดโครงสร้างไซต์ SharePoint ของคุณอย่างไร เพื่อให้การดูแลไซต์คอลเลกชันง่ายขึ้น ผู้เชี่ยวชาญ SharePoint ส่วนใหญ่แนะนำให้สร้างไซต์คอลเลกชันโดยยึดตามชนิดของสิทธิ์ที่ผู้ใช้และผู้สร้างจะต้องใช้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแยกไซต์คอลเลกชันสำหรับการขายและการตลาด การสนับสนุนลูกค้า การวิจัยและพัฒนา และการดำเนินงาน ภายในแต่ละไซต์คอลเลกชันเหล่านั้น ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันอาจให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการสร้างไซต์ย่อยได้ตามต้องการ เพื่อให้ทีมสามารถจัดการไซต์ของตนเองได้ และ IT ไม่ใช่ปัญหาคอขวด

การทำความเข้าใจกลุ่มและการอนุญาต

งานการดูแลระบบทั่วไปบางส่วนคือการให้ การแก้ไข และการลบสิทธิ์จากผู้ใช้ Office 365 วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำความเข้าใจสิทธิ์ของ SharePoint คือการเปรียบเทียบกับสิทธิ์ NTFS มาตรฐานเช่นเดียวกับที่คุณมีใน Windows กลุ่มผู้ใช้ SharePoint สามารถมีสิทธิ์ในการอ่านและเขียน (และสิทธิ์เฉพาะของ SharePoint อื่นๆ) ที่มอบให้ได้

คุณสามารถดูสิทธิ์ที่พร้อมใช้งานบน Ribbon ของแต่ละไซต์ SharePoint บนแท็บสิทธิ์:

รูปที่ 2 การดูสิทธิ์และกลุ่มสำหรับไซต์ทีม SharePoint เริ่มต้นในผู้เช่า

ในหน้านี้ คุณสามารถสร้างกลุ่มใหม่ได้ ให้ แก้ไข หรือเพิกถอนการอนุญาตสำหรับกลุ่มเริ่มต้น (สมาชิกทีมไซต์ เจ้าของไซต์ทีม และผู้เยี่ยมชมไซต์ทีม) และตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้หรือวัตถุเฉพาะ

หากคุณคลิก ระดับสิทธิ์ ในส่วนจัดการของ Ribbon คุณจะเห็นระดับสิทธิ์ทั้งหมดที่มีอยู่ รวมถึงสร้างหรือลบระดับสิทธิ์:

รูปที่ 3 การดูและการจัดการระดับสิทธิ์

หากคุณต้องการสร้างกลุ่มผู้ใช้ใหม่เพื่อให้คุณสามารถกำหนดสิทธิ์ SharePoint ได้ละเอียดยิ่งขึ้น ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือการใช้ศูนย์การจัดการ Office 365 ทั่วไป เนื่องจากบริการทั้งหมดใช้ Azure Active Directory กลุ่มที่คุณสร้างในแอปพลิเคชันหนึ่งจึงพร้อมใช้งานในแอปพลิเคชันอื่นได้ เช่นเดียวกับที่คุณคาดหวังหากคุณสร้างกลุ่มความปลอดภัยใน Active Directory ภายในองค์กรของคุณ นี่คือกระบวนการสร้างกลุ่มใหม่

1. ไปที่พอร์ทัลผู้ดูแลระบบที่https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/homepage
2. ในเมนูด้านซ้าย ให้วางเมาส์เหนือไอคอนที่มีคนหลายคน จากเมนูป๊อปอัป คลิก กลุ่ม
3. คลิก + เพิ่มกลุ่ม
4. กรอกแบบฟอร์มเพื่อสร้างกลุ่มความปลอดภัยที่เปิดใช้งานเมลใหม่ ในขณะนี้ อย่าสร้างกลุ่ม Office 365 ซึ่งเป็นกลุ่มประเภทอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของเราในขณะนี้ กลุ่มความปลอดภัยที่เปิดใช้งานเมลคือกลุ่มผู้ใช้ที่สามารถกำหนดสิทธิ์ในไซต์และบริการต่างๆ ได้ แต่ยังสามารถแก้ไขได้โดยใช้นามแฝงเดียวเช่นเดียวกับกลุ่มการแจกจ่าย Exchange

รูปที่ 4 การสร้างกลุ่มใหม่

การเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน

หนึ่งในคุณสมบัติที่ดีของ SharePoint Online คือการสนับสนุนในตัวของบริการสำหรับการกำหนดเวอร์ชันของเอกสาร เมื่อเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน SharePoint จะสร้างไฟล์เวอร์ชันใหม่ทุกครั้งที่มีการบันทึก ทำให้ง่ายต่อการสร้างเส้นทางการตรวจสอบ ดูกิจกรรมล่าสุด ตรวจสอบว่าใครทำการเปลี่ยนแปลง และยกเลิกการแก้ไขที่ไม่ต้องการ ธุรกิจส่วนใหญ่ที่ทำงานบนชุดเอกสารเป็นเวลานานจะพบว่าการกำหนดเวอร์ชันมีประโยชน์

คุณเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันบนไลบรารีเอกสาร ตัวอย่างเช่น บนไซต์ทีม คลิกเอกสาร คลิกวงล้อการตั้งค่าไซต์ที่ด้านขวาบนของหน้าต่าง (ภายในแถบสีดำ) จากนั้นคลิก การตั้งค่าไลบรารี ในหน้าผลลัพธ์ ใต้การตั้งค่าทั่วไป ให้คลิก การตั้งค่าเวอร์ชัน คุณจะเห็นหน้านี้:

รูปที่ 5 การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับไลบรารีเอกสาร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานตัวเลือกการกำหนดเวอร์ชันอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น "สร้างเวอร์ชันหลัก" หรือ "สร้างเวอร์ชันหลักและรอง (ฉบับร่าง) แล้วคลิก บันทึก จากนั้น เมื่อผู้ใช้ของคุณสร้าง แก้ไข และบันทึกเอกสารลงในไลบรารีนั้น พวกเขาจะสามารถดูและใช้เวอร์ชันต่างๆ ในประวัติของเอกสารได้

ฉันไม่แนะนำให้เปิดใช้งานเวอร์ชันรอง เพราะการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ทุกครั้งจะสร้างไฟล์เวอร์ชันใหม่ แม้ว่า SharePoint จะค่อนข้างมีประสิทธิภาพในการจัดเก็บไฟล์ แต่คุณสามารถค้นหาการจัดสรรพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็วด้วยไฟล์ที่เพิ่มคุณค่าเพียงเล็กน้อยให้กับประวัติเวอร์ชัน เว้นแต่ว่าคุณมีความต้องการเฉพาะเจาะจง ให้คงตัวเลือก "สร้างเวอร์ชันหลัก"

SharePoint ติดตามเวอร์ชันต่างๆ โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้จากเว็บแต่ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรงจาก Microsoft Word ดังนั้นแนะนำให้ผู้ใช้ของคุณไปที่ไลบรารีเอกสารไซต์ทีมเมื่อพวกเขาต้องการดูเวอร์ชันเก่า หากต้องการดูและแก้ไขเวอร์ชันต่างๆ ให้คลิก … ถัดจากไฟล์ในไลบรารีเอกสาร และจากเมนูป๊อปอัป ให้เลือก ประวัติเวอร์ชัน คุณจะเห็นหน้าจอแบบนี้:

รูปที่ 6: การเข้าถึงไฟล์เวอร์ชันเก่าในไลบรารีเอกสาร SharePoint Online

หากต้องการแก้ไขเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่ง เพียงคลิกไฮเปอร์ลิงก์

การใช้ถังรีไซเคิล

เมื่อคุณลบรายการ (รวมถึงไฟล์ OneDrive for Business) ออกจากไซต์ SharePoint รายการเหล่านั้นจะถูกส่งไปยังถังรีไซเคิลของไซต์ และคุณสามารถคืนค่าได้จากที่นั่นถ้าคุณต้องการ เมื่อคุณเอารายการออกจากถังรีไซเคิลของไซต์ รายการเหล่านั้นจะถูกส่งไปยังถังรีไซเคิลของไซต์คอลเลกชัน ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน SharePoint สามารถดูรายการในถังรีไซเคิลของไซต์คอลเลกชันและคืนค่าไปยังตำแหน่งเดิมได้ ถ้ารายการถูกลบออกจากถังรีไซเคิลของไซต์คอลเลกชัน หรือเวลาการเก็บรักษาที่ผ่านไป รายการนั้นจะถูกลบอย่างถาวร

เมื่อต้องการเอาไซต์คอลเลกชันออก คุณต้องมีสิทธิ์ที่ถูกต้อง หากไม่มีฟีเจอร์นี้ แสดงว่าคุณไม่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการดังกล่าว เมื่อคุณลบไซต์ คุณจะลบไซต์ย่อย เนื้อหา และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับไซต์ด้วย ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถคืนค่าได้จากถังรีไซเคิลของไซต์คอลเลกชัน

การกำหนดค่าการแชร์

สิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของ SharePoint Online คือความสามารถในการแชร์เนื้อหากับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ ด้วยการกำหนดค่าดังกล่าว SharePoint Online จะได้รับฟังก์ชันการทำงานแบบเอกซ์ทราเน็ตด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแชร์เอกสาร ไลบรารีเอกสาร หรือแม้แต่ทั้งไซต์กับผู้ใช้ภายนอกองค์กรของคุณได้โดยไม่ต้องกังวล (อย่างน้อยก็จากมุมมองของผู้ใช้ปลายทาง) เกี่ยวกับการรวมศูนย์ การจัดการข้อมูลประจำตัว การทำแผนที่ข้อมูลรับรอง และดนตรีแจ๊สทั้งหมด โดยทั่วไปผู้ใช้ภายนอกจะต้องดูและให้ข้อมูลเท่านั้น (เช่น อ่าน เพิ่ม และอัปเดต) พวกเขาไม่ต้องการสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างไซต์ SharePoint หรือสร้างองค์ประกอบใหม่เช่นไซต์ย่อย โปรดทราบว่าคุณต้องมีบทบาทผู้ดูแลระบบส่วนกลางหรือ SharePoint ใน Office 365 เพื่อกำหนดค่าการแชร์ภายนอก

แต่บางบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริษัทที่มีข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดหรือละเอียดอ่อน ต้องการปิดการใช้งานความสามารถสำหรับผู้ใช้ภายนอกในการเข้าถึงหรือรับคำเชิญไปยังเนื้อหาที่จัดเก็บไว้ในผู้เช่าของตนโดยสิ้นเชิง โชคดีที่มีคำสั่งเดียวใน PowerShell ที่เปิดและปิดความสามารถนี้ หากต้องการปิดใช้งานการแชร์ภายนอกโดยสมบูรณ์ ให้ใช้คำสั่งนี้:

Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability Disabled

หากต้องการเปิดใช้งานการเข้าถึงทั้งผู้ใช้ภายนอกและแขก (เช่น ไม่ได้รับการรับรองความถูกต้อง) ให้ใช้คำสั่งนี้:

Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

หากต้องการเปิดใช้งานเฉพาะผู้ใช้ภายนอกที่ผ่านการรับรองความถูกต้อง (ไม่มีแขก) เท่านั้นที่จะแบ่งปันเนื้อหากับพวกเขา ให้ใช้คำสั่งนี้:

Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserSharingOnly

บทสรุป

ที่ครอบคลุมพื้นฐานของการดูแลระบบ SharePoint Online หากคุณพร้อมที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการ Office 365 และแอปพลิเคชัน โปรดดูบล็อกโพสต์ชุดนี้ พวกเขาอธิบายการดูแลระบบด้วยคำศัพท์ง่ายๆ เพื่อให้คุณสามารถสร้างสภาพแวดล้อมคลาวด์ที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ