SharePoint Online: PowerShell เพื่อตรวจสอบเอกสารทั้งหมดจำนวนมาก

ความต้องการ: ตรวจสอบเอกสารทั้งหมดใน SharePoint Online จำนวนมากโดยใช้ PowerShell

จะตรวจสอบเอกสารจำนวนมากใน SharePoint Online ได้อย่างไร

ใน SharePoint Online เอกสารที่อัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารสามารถเช็คเอาท์ได้เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้หลายคนทำการเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกัน เมื่อผู้ใช้แก้ไขเสร็จแล้ว พวกเขาควรเช็คอินอีกครั้ง เอกสารที่เช็คเอาท์อาจทำให้เกิดปัญหาและป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเข้าถึงและแก้ไขเอกสารเหล่านั้นหากไม่ได้เช็คอินอีกครั้ง

อาจมีบางครั้งที่คุณต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมากใน SharePoint Online จะตรวจสอบเอกสารหลายฉบับใน SharePoint Online ได้อย่างไร คุณสามารถตรวจสอบไฟล์เดียวหรือหลายไฟล์ในไลบรารีเอกสารได้โดยเลือกไฟล์เหล่านั้นแล้วเลือก "เช็คอิน" ภายในไม่กี่คลิก

เอกสารที่เลือกจะถูกเช็คอินและพร้อมให้ผู้ใช้รายอื่นเข้าถึงและแก้ไขได้

ตรวจสอบหลายไฟล์จำนวนมากใน SharePoint Online

ลองเช็คอินไฟล์ทั้งหมดในไลบรารีเอกสารดูไหม? เรามีไลบรารีเอกสารพร้อมโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยที่มีเอกสารจำนวนมากที่เช็คเอาท์ เราต้องการเช็คอินและให้บริการแก่ผู้ใช้ปลายทาง ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างมุมมองเพื่อดูไฟล์ที่เช็คเอาท์ทั้งหมดในไลบรารี:

นำทางไปยังไลบรารีเอกสารของคุณ >> คลิกที่เฟืองการตั้งค่า >> เลือกการตั้งค่าไลบรารี
ในส่วน "มุมมอง" ให้สร้างมุมมองใหม่ รวมคอลัมน์ "เช็คเอาต์ไปยัง" ไว้ในมุมมอง
ตั้งค่าลำดับ "จัดเรียง" ของมุมมองเป็นคอลัมน์ "เช็คเอาต์ไปยัง" ตามลำดับจากมากไปน้อย
ในส่วน "โฟลเดอร์" ให้ตั้งค่า "แสดงรายการทั้งหมดที่ไม่มีโฟลเดอร์"

มุมมองนี้จะแสดงรายการไฟล์ที่เช็คเอาท์ทั้งหมดที่อยู่ด้านบน! คุณสามารถดูหรือเช็คอินเป็นกลุ่มได้

ด้วยการทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณสามารถเช็คอินไฟล์ที่เช็คเอาท์ทั้งหมดในไลบรารีเอกสาร SharePoint Online ของคุณได้ อย่างไรก็ตาม ในไลบรารีเอกสารขนาดใหญ่ที่มีเอกสารจำนวนมากที่เช็คเอาท์ ฉันพยายามสร้างมุมมองที่กรองไฟล์ที่เช็คเอาท์ทั้งหมด แต่ล้มเหลวเนื่องจากจำนวนรายการคือ > 5000 (ปัญหาขีดจำกัดมุมมองรายการ!) ลองใช้ PowerShell เพื่อตรวจสอบไฟล์ทั้งหมดใน SharePoint กันดีกว่า

SharePoint Online: PowerShell เพื่อตรวจสอบเอกสารทั้งหมด

คุณจำเป็นต้องเช็คอินไฟล์จำนวนมากพร้อมกันใน SharePoint Online หรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น PowerShell สามารถช่วยได้ นี่คือ PowerShell สำหรับตรวจสอบไฟล์หลายไฟล์ในไลบรารีเอกสาร SharePoint Online:


#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"
  
#Set parameters
$SiteURL="https://crescent.sharepoint.com"
$LibraryName="Shared Documents"
 
Try{
    #Get Credentials to connect
    $Cred= Get-Credential
    $Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)
  
    #Setup the context
    $Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteURL)
    $Ctx.Credentials = $Credentials
 
    #Get the Web and List
    $Web = $Ctx.Web
    $Ctx.Load($Web)
    $List = $Web.Lists.GetByTitle($LibraryName)
    $Ctx.Load($List)
    $Ctx.ExecuteQuery()
 
    #Prepare the query
    $Query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
    $Query.ViewXml = "@
    <View Scope='RecursiveAll'>
        <Query>
            <OrderBy><FieldRef Name='ID' Ascending='TRUE'/></OrderBy>
        </Query>
        <RowLimit Paged='TRUE'>2000</RowLimit>
    </View>"
 
    $Counter=1
    #Batch Process items: sharepoint online powershell bulk check in 
    Do {
        $ListItems = $List.GetItems($Query)
        $Ctx.Load($ListItems)
        $Ctx.ExecuteQuery()
 
        $Query.ListItemCollectionPosition = $ListItems.ListItemCollectionPosition
 
        #Get All Checked out files
        ForEach($Item in $ListItems | Where {$_.FileSystemObjectType -eq "File"})
        {
            #Display a Progress bar
            Write-Progress -Activity "Scanning Files in the Library" -Status "Testing if the file is Checked-Out '$($Item.FieldValues.FileRef)' ($Counter of $($List.ItemCount))" -PercentComplete (($Counter / $List.ItemCount) * 100)

            #Get the Checked out File data
            $File = $Ctx.Web.GetFileByServerRelativeUrl($Item["FileRef"])
            $Ctx.Load($File)
            $CheckedOutByUser = $File.CheckedOutByUser
            $Ctx.Load($CheckedOutByUser)
            $Ctx.ExecuteQuery()
 
            If($File.Level -eq "Checkout")
            {
                Write-Host -f Yellow "Found a Checked out File '$($File.Name)' at $($Web.url)$($Item['FileRef']), Checked Out By: $($CheckedOutByUser.LoginName)"

                #Check in the document
                $File.CheckIn("Checked-in By Administrator through PowerShell!", [Microsoft.SharePoint.Client.CheckinType]::MajorCheckIn)      
                $Ctx.ExecuteQuery()
                Write-Host -f Green "File '$($File.Name)' Checked-In Successfully!"
            }
            $Counter++
        }
    }While($Query.ListItemCollectionPosition -ne $Null)
}
Catch {
        write-host -f Red "Error Check In Files!" $_.Exception.Message
}

SharePoint Online: เช็คอินหลายไฟล์โดยใช้ PowerShell

คุณกำลังพยายามตรวจสอบไฟล์ทั้งหมดที่บุคคลอื่นเช็คเอาท์ในปัจจุบันหรือไม่? มาสแกนคอลเลกชันไซต์ทั้งหมดเพื่อหาไฟล์ที่เช็คเอาท์แล้วเช็คอินกลับโดยใช้ PowerShell


#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"
 
#PowerShell to Bulk check-in all documents
Function CheckIn-AllDocuments([String]$SiteURL)
{
    Try{
        #Setup the context
        $Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteURL)
        $Ctx.Credentials = $Credentials

        #Get the Web
        $Web = $Ctx.Web
        $Ctx.Load($Web)
        $Ctx.Load($Web.Webs)
        $Ctx.ExecuteQuery()

        #Get All Lists from the web
        $Lists = $Web.Lists
        $Ctx.Load($Lists)
        $Ctx.ExecuteQuery()
 
        #Prepare the CAML query
        $Query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
        $Query.ViewXml = "@
        <View Scope='RecursiveAll'>
            <Query>
                <OrderBy><FieldRef Name='ID' Ascending='TRUE'/></OrderBy>
            </Query>
            <RowLimit Paged='TRUE'>2000</RowLimit>
        </View>"

        #Array to hold Checked out files
        $CheckedOutFiles = @()
        Write-host -f Yellow "Processing Web:"$Web.Url
        
        #Iterate through each document library on the web
        ForEach($List in ($Lists | Where-Object {$_.BaseTemplate -eq 101 -and $_.Hidden -eq $False -and $_.ItemCount -gt 0}) )
        {
            Write-host -f Yellow "`t Processing Document Library:"$List.Title

                $Counter=1
                #Batch Process List items 
                Do {
                    $ListItems = $List.GetItems($Query)
                    $Ctx.Load($ListItems)
                    $Ctx.ExecuteQuery()

                    $Query.ListItemCollectionPosition = $ListItems.ListItemCollectionPosition

                    #Get All Checked out files
                    ForEach($Item in $ListItems | Where {$_.FileSystemObjectType -eq "File"})
                    {
                        #Display a Progress bar
                        Write-Progress -Activity "Scanning Files in the Library" -Status "Testing if the file is Checked-Out '$($Item.FieldValues.FileRef)' ($Counter of $($List.ItemCount))" -PercentComplete (($Counter / $List.ItemCount) * 100)

                        Try{
                            #Get the Checked out File data
                            $File = $Web.GetFileByServerRelativeUrl($Item["FileRef"])
                            $Ctx.Load($File)
                            $CheckedOutByUser = $File.CheckedOutByUser
                            $Ctx.Load($CheckedOutByUser)
                            $Ctx.ExecuteQuery()

                            If($File.Level -eq "Checkout")
                            {
                                Write-Host -f Green "`t`t Found a Checked out File '$($File.Name)' at $($Item['FileRef']), Checked Out By: $($CheckedOutByUser.LoginName)"

                                #Check in the document
                                $File.CheckIn("Checked-in By Administrator through PowerShell!", [Microsoft.SharePoint.Client.CheckinType]::MajorCheckIn)      
                                $Ctx.ExecuteQuery()
                                Write-Host -f Green "`t`t File '$($File.Name)' Checked-In Successfully!"
                            }
                        }
                        Catch {
                            write-host -f Red "Error Check In: $($Item['FileRef'])" $_.Exception.Message
                        }
                        $Counter++
                    }
                }While($Query.ListItemCollectionPosition -ne $Null)
        }

        #Iterate through each subsite of the current web and call the function recursively
        ForEach($Subweb in $Web.Webs)
        {
            #Call the function recursively to process all subsites underneath the current web
            CheckIn-AllDocuments -SiteURL $Subweb.URL
        }
    }
    Catch {
        write-host -f Red "Error Bulk Check In Files!" $_.Exception.Message
    }
}

#Config Parameters
$SiteURL="https://crescent.sharepoint.com/Sites/Marketing"
 
#Setup Credentials to connect
$Cred= Get-Credential
$Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)
 
#Call the function: sharepoint online powershell to check in all documents in a Site Collection
CheckIn-AllDocuments -SiteURL $SiteURL

หากคุณต้องการเช็คอินไฟล์ใน SharePoint Online ให้ใช้: PowerShell เพื่อเช็คอินเอกสารใน SharePoint Online

PnP PowerShell เพื่อเช็คอินไฟล์ทั้งหมดในไลบรารีเอกสาร

ต่อไปนี้เป็นวิธีใช้ PnP PowerShell เพื่อตรวจสอบเอกสารทั้งหมดในไลบรารีเอกสาร SharePoint Online:


#Parameter
$SiteURL= "https://crescent.sharepoint.com/sites/marketing/"
$ListName = "Documents"

#Connect to PnP Online
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Interactive

#Get All List Items from the List - Filter Files
$ListItems = Get-PnPListItem -List $ListName -PageSize 500 | Where {$_["FileLeafRef"] -like "*.*"}

#Loop through each list item
ForEach ($Item in $ListItems)
{
    Write-host -f Yellow "Testing If file is Checked-Out:"$Item.FieldValues["FileRef"]
    #Get the File from List Item
    $File = Get-PnPProperty -ClientObject $Item -Property File

    If($File.Level -eq "Checkout")
    {
        #Check-In and Approve the File
        Set-PnPFileCheckedIn -Url $File.ServerRelativeUrl -CheckinType MajorCheckIn

        Write-host -f Green "`tFile Checked-In:"$File.ServerRelativeUrl
    }
}