SharePoint Online: ค้นหารายการที่ไม่ได้ใช้ตามวันที่แก้ไขล่าสุด

ข้อกำหนด: ค้นหารายการและไลบรารี SharePoint Online ที่ไม่ได้ใช้ตามวันที่แก้ไขล่าสุด

จะรับรายการวันที่แก้ไขล่าสุดใน SharePoint Online ได้อย่างไร

คุณกำลังมองหาวิธีล้างข้อมูลไซต์ SharePoint Online ของคุณหรือไม่? บางทีคุณอาจพบว่ารายการดังกล่าวเริ่มยุ่งเหยิงกับรายการที่ไม่ได้ใช้ หรือบางทีคุณอาจต้องการกำจัดรายการเก่าหรือไม่เกี่ยวข้องก่อนที่จะเริ่มสร้างปัญหา ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีค้นหารายการที่ไม่ได้ใช้ใน SharePoint Online ตามวันที่แก้ไขครั้งล่าสุด วิธีนี้สามารถช่วยเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลและปรับปรุงประสิทธิภาพบนเว็บไซต์ของคุณได้

ไปที่หน้า “เนื้อหาของไซต์” (https://tenant.sharepoint.com/_layouts/15/viewlsts.aspx) ของไซต์จากการนำทางด้านซ้ายหรือจากเมนูการตั้งค่าไซต์ของ ไซต์ ซึ่งช่วยให้คุณได้รับวันที่แก้ไขล่าสุดของรายการทั้งหมดบนไซต์

SharePoint Online: รับรายการวันที่แก้ไขล่าสุดโดยใช้ PowerShell

คุณสามารถรับค่าวันที่แก้ไขล่าสุดของรายการ SharePoint Online โดยใช้ PnP PowerShell เป็น

#Set variables
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/marketing"
$ListName = "Documents"

#Connect to PnP Online
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Interactive 

#Get the List Last modified date         
(Get-PnPList -Identity $ListName).LastItemUserModifiedDate

แล้วรับวันที่แก้ไขล่าสุดสำหรับรายการทั้งหมดบนไซต์ล่ะ คราวนี้ ลองใช้สคริปต์ CSOM PowerShell:

#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"
 
#Variables 
$SiteURL ="https://crescent.sharepoint.com/sites/marketing"
 
Try {
    #Setup Credentials to connect
    $Cred= Get-Credential
  
    #Setup the context
    $Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteURL)
    $Ctx.Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)
          
    #Get all lists from the Web
    $Lists = $Ctx.Web.Lists
    $Ctx.Load($Lists)
    $Ctx.ExecuteQuery()

    #Iterate through Lists
    ForEach($List in $Lists | Where {$_.hidden -eq $false})
    {
        #Get List last modified date
        Write-Host $List.Title  "Last Modified: " $List.LastItemUserModifiedDate
    }
}
Catch {
    write-host -f Red "Error:" $_.Exception.Message
}

เมื่อคุณระบุรายการที่ไม่ได้ใช้แล้ว คุณสามารถลบออกจากไซต์ SharePoint Online: วิธีลบรายการใน SharePoint Online โดยใช้ PowerShell

โดยสรุป การค้นหารายการที่ไม่ได้ใช้ตามวันที่แก้ไขล่าสุดใน SharePoint Online สามารถช่วยให้ไซต์ของคุณเป็นระเบียบและไม่เกะกะโดยไม่จำเป็น โดยใช้ PowerShell คุณสามารถเชื่อมต่อกับ SharePoint Online ดึงข้อมูลรายการ และกรองตามวันที่แก้ไขล่าสุด จากนั้นคุณสามารถใช้เอาต์พุตเพื่อลบหรือย้ายรายการที่ไม่ได้ใช้ไปยังตำแหน่งอื่นได้ นอกจากนี้ หากคุณตัดสินใจที่จะลบรายการเหล่านั้น สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่ารายการดังกล่าวไม่ได้ถูกใช้งาน และไม่มีการจัดเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในนั้น