วิธีสร้างนโยบายการเก็บรักษาเพื่อรักษารายการที่ถูกลบใน SharePoint Online

ความต้องการ: สร้างนโยบายการเก็บรักษาเพื่อรักษารายการที่ถูกลบใน SharePoint Online

จะสร้างนโยบายการเก็บรักษาสำหรับ SharePoint Online ได้อย่างไร

SharePoint Online จะเก็บรายการที่ถูกลบไว้เป็นเวลา 93 วันก่อนที่จะถูกลบอย่างถาวร จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการเก็บรายการที่ถูกลบไว้นานกว่า 93 วัน? สมมติว่าเป็นเวลา 10 ปีตามนโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือข้อกำหนดทางกฎหมายของคุณ นโยบายการเก็บรักษาของ Office 365 ช่วยให้เราสามารถเก็บรักษาและกู้คืนรายการและไฟล์ที่ถูกลบได้ คุณสามารถเก็บรักษาไฟล์ที่ถูกลบได้ด้วยความช่วยเหลือของนโยบายการเก็บรักษาในศูนย์การปฏิบัติตามข้อบังคับของ Office 365 โดยพื้นฐานแล้ว คุณต้องสร้างนโยบายการเก็บรักษาและนำไปใช้กับพื้นที่เช่น SharePoint, OneDrive ฯลฯ ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างนโยบายการเก็บรักษาในศูนย์การปฏิบัติตามข้อบังคับของ Office 365:

1. เข้าสู่ระบบ Microsoft Admin Center ที่ https://admin.microsoft.com ในฐานะผู้ดูแลระบบส่วนกลาง >> เปิดลิงก์ “Compliance Center” https://compliance.microsoft.com จากการนำทางด้านซ้าย
2. ในศูนย์การปฏิบัติตามกฎระเบียบ คลิกที่ “นโยบาย” จากการนำทางด้านซ้าย >> เลือก “การเก็บรักษา” >> คลิกที่ “นโยบายการเก็บรักษาใหม่”

3. ระบุชื่อให้กับนโยบายของคุณและคำอธิบาย (ไม่บังคับ) เช่น. “เก็บรักษารายการที่ถูกลบเป็นเวลา 10 ปี”

   

4. เราสามารถใช้นโยบายเหล่านี้เพื่อเก็บรักษาหรือลบรายการต่างๆ ได้ นอกจากนี้เรายังมีตัวเลือกต่างๆ เช่น นโยบายการเก็บรักษาตามวันที่สร้างหรือวันที่แก้ไขล่าสุด ในกรณีของฉัน ฉันได้เลือกที่จะเก็บเนื้อหาที่ถูกลบไว้เป็นเวลา 10 ปี และไม่ลบเนื้อหาโดยอัตโนมัติ

   

5. เลือกตำแหน่งที่ตั้งที่จะเก็บรักษา เช่น SharePoint Online และ OneDrive for Business คุณสามารถใช้นโยบายได้ทั่วโลกหรือกับไซต์คอลเลกชันเฉพาะ

   

6. ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณแล้วคลิกปุ่ม "สร้างนโยบายนี้" เพื่อสร้างนโยบาย

7. รอจนกระทั่งสถานะของนโยบายเปลี่ยนจาก “เปิด (รอดำเนินการ)” เป็น “เปิด (สำเร็จ)” แม้ว่าศูนย์ปฏิบัติตามกฎระเบียบจะแจ้งเราว่าอาจต้องใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงในการบังคับใช้นโยบาย แต่จริงๆ แล้วขึ้นอยู่กับปริมาณเนื้อหาของคุณ ฉันใช้เวลา 10 นาทีในการเปิดใช้งานนโยบายในกรณีของฉัน

   

วิธีการตั้งค่านโยบายการเก็บรักษาใน SharePoint Online โดยใช้ PowerShell

ขั้นตอนข้างต้นสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ด้วยความช่วยเหลือของ Exchange Online Management Shell ขั้นตอนต่อไปนี้จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการสร้างนโยบายการเก็บรักษาโดยใช้ PowerShell สำหรับ SharePoint Online และ OneDrive:

Try {
    #Connect to Compliance Center through Exchange Online Module
    Connect-IPPSSession

    #Create a Retention Policy for SharePoint Online & OneDrive
    $Policy = New-RetentionCompliancePolicy `
        -Name "Retention Policy" `
        -Comment "Retention Policy to Preserve Deleted Items" `
        -SharePointLocation All `
        -OneDriveLocation All `
        -ModernGroupLocation All `
        -Enabled $True

    #Create a Rule for the Policy
    New-RetentionComplianceRule `
        -Name "SharePoint Online Retention Policy Rule" `
        -Policy $Policy.Id `
        -RetentionDuration 365 `
        -RetentionComplianceAction KeepAndDelete `
        -ExpirationDateOption ModificationAgeInDays

   }
Catch {
    write-host "Error: $($_.Exception.Message)" -foregroundcolor Red
}  

นโยบายการเก็บรักษาของ SharePoint Online ในทางปฏิบัติ:

เมื่อนำนโยบายการเก็บรักษาไปใช้กับไซต์ SharePoint Online ของคุณ คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงด้านล่าง:

• คุณจะเห็นไลบรารีใหม่ "ไลบรารีที่เก็บรักษาไว้" บนหน้าเนื้อหาของไซต์ทันทีที่คุณลบรายการใดๆ หรือแก้ไขรายการที่มีอยู่เป็นครั้งแรก (ไลบรารีนี้จะมองเห็นได้เฉพาะผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันเท่านั้น!) คุณสามารถกู้คืนรายการที่ถูกลบได้
• ถ้าคุณพยายามลบรายการหรือไลบรารีที่มีเนื้อหา คุณจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด “ไม่สามารถลบรายการได้ในขณะที่ระงับหรือนโยบายการเก็บรักษา”
• คุณไม่สามารถลบโฟลเดอร์ที่มีเนื้อหาได้! หากคุณลอง คุณจะต้องเผชิญกับข้อความ “คุณต้องลบรายการทั้งหมดในโฟลเดอร์นี้ก่อนจึงจะสามารถลบโฟลเดอร์ได้” ข้อผิดพลาด! คุณสามารถใช้มุมมอง Explorer หรือ PowerShell เพื่อลบไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์แบบวนซ้ำได้
• คุณไม่สามารถลบไซต์คอลเลกชันออกจากศูนย์การจัดการ (หรือแม้แต่กับ PowerShell!) นอกจากนี้ คุณต้องแยกไซต์ออกจากนโยบายการเก็บรักษาเพื่อลบไซต์

เมื่อรายการหรือเอกสารถูกลบใน SharePoint รายการนั้นจะไปที่ถังรีไซเคิล และสำเนาของรายการจะถูกส่งไปยังไลบรารีที่เก็บรักษาไว้! นอกจากนี้ สำเนาของเนื้อหาต้นฉบับจะยังคงอยู่ในไลบรารี Preservation Hold เมื่อผู้ใช้แก้ไขเอกสารที่มีอยู่ (ที่สร้างขึ้นก่อนที่จะใช้นโยบาย!)

การใช้พื้นที่เก็บข้อมูลตามนโยบายการเก็บรักษาของ SharePoint:
เมื่อนโยบายการเก็บรักษาใช้งานอยู่ SharePoint จะเก็บสำเนาของเอกสารที่ถูกลบหรือเปลี่ยนแปลงไว้ใน "ไลบรารีการเก็บรักษาที่เก็บไว้" และเริ่มใช้โควต้าพื้นที่เก็บข้อมูล ดังนั้น เมื่อผู้ใช้แก้ไขและลบไฟล์จำนวนมาก เวอร์ชันก็จะเพิ่มขึ้น และคุณสามารถคาดหวังการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลที่สูงขึ้นได้

บทสรุป

โดยสรุป การสร้างนโยบายการเก็บรักษาเพื่อรักษารายการที่ถูกลบใน SharePoint Online เป็นวิธีที่มีประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหาย ด้วยการกำหนดค่านโยบายการเก็บรักษา คุณสามารถระบุระยะเวลาที่ควรเก็บรักษารายการที่ถูกลบก่อนที่จะถูกลบอย่างถาวร สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดและให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญเมื่อคุณต้องการ ด้วยการทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในบทช่วยสอนนี้ คุณสามารถสร้างนโยบายการเก็บรักษาที่ตรงกับความต้องการขององค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย