วิธีแปลงผู้ใช้ Azure B2B Guest เป็นสมาชิกโดยยังคงรักษาการทำงานร่วมกันของผู้ใช้

ความท้าทายของวันนี้

โครงการการโยกย้ายและการบูรณาการข้ามผู้เช่าใช้ผู้ใช้ทั่วไปของ Azure B2B มากขึ้น โดยเป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชันการทำงานของบัญชี Microsoft Business-to-Business (B2B) เพื่อมอบประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นในระหว่างขั้นตอนการอยู่ร่วมกันของโครงการการโยกย้าย

ในระหว่างเหตุการณ์การควบรวมกิจการ (M&A) องค์กรระดับองค์กรจะจัดสรรผู้ใช้บางส่วนเป็นบัญชี B2B Guest เพื่อให้ทีมจากทั้งสององค์กรสามารถแบ่งปันและจัดการข้อมูลในระหว่างการบูรณาการธุรกิจและเทคโนโลยี

ในระหว่างกิจกรรมเหล่านี้ ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ภายในจะเชิญบุคคลต่างๆ จากองค์กรที่ถูกซื้อกิจการให้เข้าร่วมในการอภิปราย กำหนดเวลาการประชุม และแบ่งปันข้อมูลจาก Microsoft Teams, Groups และไซต์ SharePoint ผู้ใช้ภายนอกเหล่านี้ซึ่งขณะนี้มีบัญชี B2B Guest ในไดเร็กทอรีของพวกเขาจะต้องถูกย้ายในที่สุด แต่ก่อนหน้านั้น จำเป็นต้องมีใบอนุญาตเพื่อสร้างกล่องจดหมายและคอนเทนเนอร์ OneDrive ใน SharePoint ก่อนที่จะย้ายข้อมูลใดๆ ได้

นี่เป็นปัญหาสำหรับบัญชี B2B Guest เนื่องจากไม่รู้จักการได้รับใบอนุญาตและไม่สามารถเป็นเจ้าของกล่องจดหมายใน Exchange Online บัญชี Guest สามารถลบออกได้ และสร้างบัญชีใหม่และได้รับใบอนุญาต แต่การอนุญาตทั้งหมดที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ให้กับไฟล์และทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันจะหายไป ซึ่งทำให้เกิดปัญหาอื่น ๆ เกี่ยวกับความสามารถในการตอบกลับอีเมลและข้อมูลระบุตัวตนที่แคชไว้ และหากบัญชีถูกสร้างขึ้นใหม่ ผู้ใช้จะถูกบังคับให้จัดการข้อมูลประจำตัวสองชุดจนกว่าพวกเขาจะถูกย้ายอย่างสมบูรณ์หากต้องการทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมในองค์กรที่ได้รับต่อไป

แล้วเราจะรักษาสิทธิ์และทำงานร่วมกันต่อไปโดยไม่ต้องจัดการข้อมูลประจำตัวสองชุดในขณะเตรียมบัญชีผู้ใช้สำหรับการย้ายข้อมูลได้อย่างไร

แนวทางแก้ไขของวันนี้

คำตอบง่ายๆ คือการแปลง! บล็อกนี้สรุปวิธีการแปลงบัญชีแขกที่ได้รับเชิญที่มีอยู่ให้เป็นบัญชีสมาชิกมาตรฐาน เพื่อรักษาสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมายในปัจจุบัน อัปเดต UPN และอนุญาตบัญชีเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการย้ายข้อมูล สุดท้ายนี้ ฉันจะสาธิตให้เห็นว่าการเข้าถึงและประสบการณ์การทำงานร่วมกันของผู้ใช้ยังคงเหมือนเดิมจนกว่าการย้ายข้อมูลจะเสร็จสิ้น

วิธีแปลงผู้ใช้ Azure B2B Guest เป็นสมาชิก B2B

ปัจจุบัน Microsoft สนับสนุนการเชิญผู้ใช้ภายในให้เข้าร่วมการทำงานร่วมกันแบบ B2B โดยที่ผู้ใช้ยังคงเป็นประเภทผู้ใช้ที่เป็นสมาชิก โดยพื้นฐานแล้ว นั่นคือสิ่งที่ฉันจะแสดงให้เห็นที่นี่ แต่ในลำดับที่ต่างออกไป แทนที่จะเริ่มต้นในฐานะ ผู้ใช้สมาชิก แล้วส่งคำเชิญ เราจะเริ่มต้นในฐานะ ผู้ใช้ที่ได้รับเชิญเป็นแขก แต่สุดท้ายก็กลายเป็น ผู้ใช้สมาชิก ที่แต่เดิมได้รับเชิญให้เข้าร่วมการทำงานร่วมกันแบบ B2B เราจะเรียกผู้ใช้ประเภทนี้ว่า สมาชิก B2B

กระบวนการแปลงเป็นกระบวนการหลายขั้นตอนที่สามารถดำเนินการผ่าน PowerShell และสคริปต์ที่คุณสร้างควรประกอบด้วยการดำเนินการหลักที่สรุปไว้ในส่วนที่เหลือของบทความนี้ คำสั่งด้านล่างเป็นเพียงตัวอย่างวิธีดำเนินการการกระทำเหล่านี้กับผู้ใช้รายเดียว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ที่เหมาะสมและติดตั้งโมดูล PowerShell, AzureAD และ MSOnline ที่เหมาะสมเพื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้

เริ่มต้นด้วยการเข้าสู่ระบบผู้เช่า Microsoft 365 เป้าหมายของคุณด้วย PowerShell ซึ่งมีบัญชี Guest อยู่ในปัจจุบัน ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณจะต้องได้รับ Object ID สำหรับบัญชี Guest เฉพาะที่คุณจะแปลงเป็นสมาชิก B2B

รับ Guest Object ID
หากต้องการค้นหา ID อ็อบเจ็กต์ไดเร็กทอรีภายนอกของผู้ใช้เกสต์ที่กำหนด ให้รันคำสั่งนี้:

Get-User -UserPrincipleName 
"JaneDoe_contoso.com#EXT#@contoso.onmicrosoft.com" | select 
ExternalDirectoryObjectId

อัปเดตประเภทผู้ใช้
หากต้องการแก้ไขประเภทผู้ใช้จากแขกเป็นสมาชิก ให้รันคำสั่งนี้:

Set-AzureADUser -objectid <ExternalDirectoryObjectId> -UserType “Member”

อัปเดต UPN
หากต้องการแก้ไข ID การเข้าสู่ระบบจากรูปแบบ Guest เป็นรูปแบบมาตรฐาน ให้รันคำสั่งนี้:

Set-MsolUserPrincipalName -UserPrincipalName 
"JaneDoe_contoso.com#EXT#@contoso.onmicrosoft.com" -NewUserPrincipalName 
"janedoe@contoso.com"

ตั้งค่าตำแหน่งการใช้งาน
ก่อนที่จะกำหนดแผนการสมัครสมาชิก บัญชีจะต้องมีการกำหนดตำแหน่งการใช้งาน โดยรันคำสั่งนี้:

Set-MsolUser -UserPrincipalName janedoe@contoso.com -UsageLocation "US"

ตั้งรหัสผ่านเริ่มต้น
หากต้องการสร้างรหัสผ่านเริ่มต้นแบบสุ่มและบังคับให้ผู้ใช้เปลี่ยนเมื่อเข้าสู่ระบบครั้งถัดไป ให้รันคำสั่งนี้:

Set-MsolUserPassword -UserPrincipalName "janedoe@contoso.com" -
ForceChangePassword $true

*เคล็ดลับ - การดำเนินการนี้อาจดำเนินการในระหว่างเหตุการณ์การตัดเฉือนครั้งสุดท้าย หากต้องการ หากองค์กรของคุณใช้การจัดการข้อมูลประจำตัวแบบไฮบริด ฉันขอแนะนำให้คุณซิงโครไนซ์รหัสผ่าน Active Directory เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้นสำหรับผู้ใช้ของคุณในระหว่างเหตุการณ์การเปลี่ยนแปลง

บัญชีใบอนุญาต
หากต้องการตั้งค่าแผนการสมัครสมาชิกสำหรับผู้ใช้ ในตัวอย่างนี้คือ E3 Enterprise Pack ให้รันคำสั่งนี้ โซลูชันการย้ายข้อมูลร่วมสมัยส่วนใหญ่กำหนดให้ผู้ใช้ต้องได้รับใบอนุญาตก่อนการย้ายข้อมูล โดยมีข้อยกเว้นบางประการโดยใช้เครื่องมือดั้งเดิม

Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName "janedoe@contoso.com" -AddLicenses 
"contoso:ENTERPRISEPACK"

เมื่อการดำเนินการข้างต้นเสร็จสิ้นกับผู้ใช้ที่กำหนดแล้ว พวกเขาเกือบจะพร้อมที่จะเริ่มการโยกย้ายแล้ว กล่องจดหมายจะต้องได้รับการจัดหาโดย Exchange Online ให้เสร็จสิ้น และคอนเทนเนอร์ OneDrive จะต้องได้รับการจัดเตรียมด้วยตนเองหรือใช้เครื่องมือการโยกย้ายที่คุณเลือก

ภาพก่อนและหลัง

ต่อไป มาดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับบัญชีผู้ใช้จากมุมมองของ Azure AD ในระหว่างการทดสอบ ฉันใช้บัญชี Guest แบบคลาวด์เท่านั้น ไม่ใช่แบบผสม แม้ว่าหลักการจะเหมือนกันในทั้งสองกรณีก็ตาม

รูปที่ 1 แสดงบัญชี Guest ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมในการทำงานร่วมกันแบบ B2B และคำเชิญได้รับการยอมรับแล้ว โปรดทราบว่าประเภทผู้ใช้ถูกตั้งค่าเป็นแขกและชื่อหลักของผู้ใช้จะถูกจัดรูปแบบตามวิธีการเริ่มต้นบัญชี:

รูปที่ 2 แสดงบัญชีผู้ใช้เดียวกันหลังจากเรียกใช้การแปลงแล้ว ประเภทผู้ใช้ได้รับการอัปเดต UPN ได้รับมาตรฐาน และสถานะคำเชิญยังคงเหมือนเดิม:

ประสบการณ์ผู้ใช้มีลักษณะอย่างไร

เพื่อแสดงให้เห็นว่าการเข้าถึงทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันของผู้ใช้ระหว่างผู้เช่า Microsoft 365 ไม่ถูกขัดจังหวะในระหว่างกระบวนการนี้ได้อย่างไร ลองใช้ตัวอย่างของผู้ใช้ทั่วไปที่ทำงานร่วมกันใน Teams

รูปที่ 3 แสดงผู้ใช้ตัวอย่างของเรา Jane Doe ในฐานะแขกไม่ว่าจะแสดงชื่อของเธอไว้ที่ใดก็ตาม Jane สามารถสลับระหว่างองค์กรต่างๆ ได้อย่างง่ายดายตามที่แสดงในแผงด้านขวา ปัจจุบันเธออยู่ในทีมที่อยู่ในผู้เช่า Microsoft 365 เป้าหมายซึ่งในที่สุดเธอจะถูกย้าย หาก Jane ต้องการเชื่อมต่อกลับไปยังทีมต้นทางของเธอ เธอสามารถสลับกลับระหว่างองค์กรได้อย่างง่ายดาย:

ในรูปที่ 4 Jane ถูกแปลงจากผู้ใช้ Azure B2B Guest เป็นสมาชิก B2B สำหรับเธอไม่มีอะไรแตกต่างมากนัก เธอจะไม่เห็นคำว่า "แขก" ถัดจากชื่อของเธออีกต่อไป แต่นอกเหนือจากนั้นเธอจะไม่ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับบัญชีเป้าหมายใหม่ของเธอ

Jane ยังคงรักษาการเข้าถึงทั้งหมดของเธอ ประวัติการแชททั้งหมดของเธอ และไม่มีฟังก์ชันการทำงานใดๆ อีกต่อไป ในความเป็นจริง เมื่อ Jane ถูกย้ายไปยังเป้าหมายในที่สุด การเข้าถึงและประวัติทั้งหมดของเธอจะยังคงเหมือนเดิม ทำให้ประสบการณ์การโยกย้ายของเธอราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่ยังคงรักษาสิทธิ์ที่ได้รับก่อนหน้านี้

สิ่งที่ต้องพิจารณา

ด้านล่างนี้คือคำถามบางส่วนเกี่ยวกับกระบวนการนี้ที่ฉันได้ยินถามบ่อยๆ พร้อมด้วยคำตอบของฉัน:

1. ก่อนการโยกย้ายจะสิ้นสุด ผู้ใช้สามารถเข้าสู่ระบบไปยังเป้าหมายด้วยบัญชีใหม่ได้หรือไม่ หากพวกเขามีข้อมูลรับรอง

ใช่มันเป็นไปได้ อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับการย้ายข้ามผู้เช่าที่ไม่แนะนำ ห้ามสื่อสารหรือจัดเตรียมวิธีการในการดำเนินการดังกล่าวแก่ผู้ใช้จนกว่าจะถึงเวลาที่ถูกต้อง

2. หลังจากการย้ายข้อมูลเสร็จสิ้น ฉันจะป้องกันไม่ให้บัญชีต้นทางตรวจสอบสิทธิ์กับผู้เช่าเป้าหมายได้อย่างไร

ปิดใช้งาน ลบ ลบใบอนุญาต หรือปฏิเสธการเข้าถึงบัญชีต้นทาง ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเวิร์กโฟลว์การย้ายข้อมูลของคุณ คุณสามารถแทนที่บัญชีด้วยข้อมูลติดต่อเมลเพื่อวัตถุประสงค์ในการกำหนดเส้นทางเมล และลบบัญชีเดิมหากเป็นไปได้ มิฉะนั้น คุณอาจป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้ จากนั้นตัดสินใจว่าจะจัดการกับการเปิดเผย GAL และการกำหนดเส้นทางอีเมลอย่างไร

3. หลังจากแปลงและให้สิทธิ์การใช้งานบัญชีเป้าหมายแล้ว ฉันไม่จำเป็นต้องตั้งค่าการส่งต่อกล่องจดหมายสำหรับข้อความเพื่อกำหนดเส้นทางไปยังกล่องจดหมายที่ใช้งานอยู่ในแหล่งที่มาหรือไม่

ใช่ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะต้องตั้งค่าการส่งต่อกล่องจดหมายเพื่อให้จดหมายขาเข้าสำหรับบัญชีนี้ถูกส่งไปยังกล่องจดหมายต้นทางในขณะที่ผู้ใช้ยังคงใช้งานอยู่ที่นั่น

ข้อสรุปของฉัน

ฟังก์ชันการทำงานของ Microsoft B2B ยังคงอยู่ โดยเปลี่ยนช่วงของตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าการอยู่ร่วมกันระหว่างผู้เช่าในระหว่างโครงการการย้ายการรวมระบบ ก่อนที่ B2B จะเข้ามา เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันใน Teams และ SharePoint ผู้ดูแลระบบต้องสร้างชุดข้อมูลประจำตัวใหม่และผู้ใช้ต้องจัดการการสลับระหว่างข้อมูลประจำตัวเมื่อจำเป็น ซึ่งไม่ใช่สถานการณ์ในอุดมคติ

นอกจากนี้ การใช้ข้อมูลรับรองแหล่งที่มาของคุณเองเพื่อเข้าถึงทรัพยากรเป้าหมายก่อนการโยกย้ายถือเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับโครงการบูรณาการในอนาคตและเป็นโบนัสที่ยอดเยี่ยม

อย่างไรก็ตาม ฉันไม่ได้แนะนำให้คุณวางแผนสำหรับผู้ใช้ทั่วไป Azure B2B ทั้งหมดของคุณที่จะตั้งค่าด้วยวิธีนี้ - ฉันจะเลือกใช้วิธีนี้เท่านั้น แยกออกสำหรับผู้ใช้ระดับสูงที่ต้องการการทำงานร่วมกันที่หลากหลายในระดับนี้ แต่เป็นเรื่องดีที่ทราบว่าเมื่อกรณีการใช้งานนี้เกิดขึ้น มีวิธีที่คุณสามารถใช้จัดการบัญชีให้ตรงตามความต้องการของคุณได้อย่างง่ายดาย